Tam pracy nie brakuje
Patrick Forsyth w książce "Efektywne zarządzanie czasem" pisze, że nawet drobne błędy w organizacji pracy, ale powtarzane przy wielu czynnościach, mogą wpłynąć na znaczące obniżenie efektywności. Źle zorganizowana osoba nie może znaleźć potrzebnych informacji i dokumentów, próbując zdążyć ze wszystkim przeskakuje od zadania do zadania, co przekłada się na wydłużanie czasu pracy. Nie ma jasnych priorytetów, pracuje w bałaganie, ma problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentację. Efekt? Mimo, że bardzo się stara i pracuje dłużej, ma słabe wyniki. Po prostu marnuje czas.
- Aby tego nie robić, najlepiej opracować szczegółowy plan na bieżący dzień. Lista musi być wyczerpująca, ale w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem. Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania. Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżąco. Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarządzania czasem - pisze Forsyth. Dla wielu pracowników kluczowe staje się jednak sformułowanie:
Nieprzewidziane wypadkiTo klucz do rozbicia każdego, nawet najbardziej doskonałego planu. W niektórych zawodach nie ma go nawet co tworzyć, bo po co? - Codziennie dostaję kilkadziesiąt paczek do rozwiezienia, na każdej jest adres. Obsługuję głównie Gdańsk i Sopot, więc układam je sobie po kolei, by nie kręcić się w kółko, ale jechać właśnie w stronę Sopotu, a część załatwić wracając. No i jadę - opowiada 32-letni Marcin, kurier w dużej firmie. - Modlę się, by większość przesyłek była do firm, bo osób prywatnych zazwyczaj nie ma w przedpołudniowych godzinach w domu. A płacą mi tylko za dostarczoną przesyłkę, więc do mieszkań zazwyczaj jedzie się na darmo - mówi Marcin. Dlatego kurierzy tak zabiegają o rejon centrum. Tam większość odbiorców to firmy i wtedy można zarobić te reklamowane kilka tysięcy złotych na rękę. Kurier dodaje, że gdy dzwoni do zwykłych ludzi i umawia się na popołudnie, to zawsze musi planować wszystko od nowa. - Większość czasu tracę na ponowny dojazd, czekanie na gościa, który się umówił i co od kilkunastu minut dzwoni, że "za minutkę będzie" będzie itp. Kiedyś zrobiłem test: dostałem przesyłki i rozwoziłem je bez żadnego planu. Która wpadła w rękę, ta miała pierwszeństwo. I dostarczyłem dokładnie tyle samo, co dnia poprzedniego. Co do sztuki! Fakt, wydałem więcej na paliwo, ale niech mi nikt nie mówi, że gdybym bardziej zorganizowany, to zarobiłbym więcej, bo zrobię mu krzywdę - denerwuje się Marcin.
Podobne zdanie na temat planowania dnia ma 47-letni Andrzej Kydryński,
kierowca z Gdańska. Pracuje jako wolny strzelec, swoim samochodem dostawczym dowozi meble z trzech dużych sklepów. Kiedyś współpracował z jednym, ale nie mógł brać dalszych tras, bo jego stary wóz dużo pali i to mu się po prostu nie opłacało. A krótkich nie było dość dużo, więc zdecydował się na umowy z trzema firmami. I był bardzo zadowolony, ale radość powoli przekształca się we frustrację. Zdarza się, że dwie godziny dziennie spędza na czekaniu i czytaniu. W tym czasie mógłby zrobić nawet dwa dodatkowe
kursy. - Bo ludzie mają wszystko głęboko w... gdzieś - wyrzuca z siebie. Po chwili jest już cały czerwony na twarzy ze zdenerwowania. - Przecież w momencie zakupu każdy określa godzinę przywiezienia mebli z dokładnością do 30 minut. Tak ciężko wybrać czas, kiedy na pewno będą w domu? Co drugi kurs przyjeżdżam, całuję klamkę, dzwonię i słyszę, że korki, teściową do dentysty trzeba było zawieźć, albo żonę odebrać z pracy. A jak już ktoś mi mówi z rozbrajającą szczerością: "zapomniałem", to mnie krew zalewa. Kiedyś rzucę takiemu lalusiowi kanapę przed domem, zdejmę folię, żeby deszcz dobrze zalał i odjadę. Może się nauczy szacunku do ludzi pracy - kończy Kydryński. On traci czas przez ludzkie lekceważenie, wręcz głupotę. Ale do kogo mieć pretensje, gdy
Zawiesił się komputer?To znana zmora wszystkich pracowników biurowych. Tekst w wordzie już prawie skończony, tabelka w excelu niemal gotowa, a tu kursor przestał się ruszać. Po kilku telefonach i wizytach informatyków we flanelowych koszulach, okazuje się, że jest tylko jeden ratunek. Przycisnąć RESET. Pół biedy, jeśli zapisuje się pliki co jakiś czas lub robi to sam program. Wtedy tracimy czas tylko na ponowne uruchomienie komputera i zalogowanie się do systemu. Ale gdy pracę trzeba zaczynać od nowa, to i święty by się zdenerwował.
- U nas zdarza się to średnio raz w tygodniu. I co ja mogę ludziom pomóc na to, że firma kupiła składaki, a nie porządne komputery z dobrych części - mówi
informatyk z dużego gdańskiego biura rachunkowego. - Ja też tracę czas na ich nonsensowne pytania, prośby o pomoc i lamenty, choć w tym wypadku najlepszy informatyk świata nie pomoże. Jak się "oszczędne" komputery wieszają, to jedynym ratunkiem jest ponowne uruchomienie - rozkłada ręce.
Mogłoby się wydawać, że to problem błahy, przecież zresetowanie komputera to tylko chwilka. Sprawdziłem. Efekt: 7 minut i 28 sekund, by ponownie otworzyć plik z tym tekstem. I tak mam szczęście, bo koledzy z działu sprzedaży muszą jeszcze kilka minut logować się do programu z bazą danych. Załóżmy, że tracą na to 15 minut dwa razy dziennie (zdarza się), to już jest 6 godzin miesięcznie. Doliczając do tego przerwy, wyjścia do łazienki itp., okazuje się, że co miesiąc wypada cały dzień pracy! A to przykład pierwszy z brzegu, bo inni tracą jeszcze więcej czasu. Wspomniany już kierowca Andrzej Kydryński twierdzi, że czyta tylko czekając na klientów, a połyka kilka książek miesięcznie. I jest coraz bardziej zestresowany, co więc można powiedzieć o tych, którzy czekając np. na dowiezienie piasku na budowę, stoją na mrozie i nerwowo przestępując z nogi na nogę przeklinają szefa, kierownika, majstra i wszystkich, o których sobie akurat w takim momencie przypomną?
- Po kilku latach to emocjonalne wraki. W najgorszych przypadkach kończy się to psychozami i nerwicami. W większości wrzodami żołądka, nerwobólami, problemami ze snem, trawieniem, a co za tym idzie otyłością i wszelkimi jej następstwami - przyznaje psycholog Andrzej Kornecki. - Same przerwy w pracy nie są jednak niczym złym, wręcz zalecanym, by poprawić wydajność i samopoczucie, ale pod warunkiem, że sami je planujemy. Awarie sprzętu czy niesolidni kontrahenci zdarzają się z reguły w najmniej spodziewanym i pożądanym momencie. To nas denerwuje, wytrąca z równowagi, niektórym psuje nastrój na cały dzień. I niestety nic nie można na to poradzić, bo wprawdzie da się dobrze zaplanować dzień czy nawet długofalowe działanie, ale wszystkiego się nie przewidzi. Właśnie z tego trzeba zdać sobie sprawę. Nie wszystko w życiu, czyli także w pracy, zależy od nas. Grunt to dać się z siebie wszystko, zrobić jak się umie najlepiej i.. już! Trzeba zdawać sobie sprawę, że każdemu przytrafiają się niespodziewane przeciwności. A największymi zwycięzcami nie są ci, którzy ich unikają, ale ci, którzy potrafią sobie z nimi najlepiej radzić i wracać do normalnego funkcjonowania - kończy Kornecki.
Ps. Dziś wyłączyli nam w biurowcu sieć, więc tekst wysyłam szefowi pół godziny później niż obiecałem. Na pewno się nie zdenerwuje...
Sprawdź ofertę staży i praktyk
