Asystentka szefa to przysłowiowa prawa ręka. I nie ma w tym utartym stwierdzeniu wiele przesady. Z pomocą asystentki podpisuje dokumenty, komunikuje się z resztą firmy, stara się odnaleźć w obcej mu rzeczywistości. Asystentka jest jak filtr, przez który przechodzi wszystko na drodze od szefa do reszty świata i w odwrotnym kierunku. To, jak postrzega Polaków i widzi naszą rzeczywistość w dużym stopniu zależy właśnie od niej. Czym praca asystentki obcokrajowca różni się od pracy zwykłej asystentki?
13 lat z obcokrajowcami - Wszyscy zagraniczni szefowie, z którymi miałam okazję współpracować, postrzegają Polskę podobnie: mamy świetnie wykształconą kadrę oraz pracowników, którzy są bardzo zaangażowani i oddani swojej pracy. Tym co utrudnia czasami życie jest biurokracja. Ale to również zmienia się na lepsze - przytacza słowa swoich przełożonych Hania. - Jeszcze jedno bardzo ich dziwi. Zarówno szefów jak i gości zagranicznych zaskakuje duża liczba inwestycji oraz nasze centra handlowe - dodaje.
Zawód asystentki szefa obcokrajowca Hania zna od podszewki. Przez 13 lat pracy w zagranicznych koncernach, miała trzech bezpośrednich przełożonych i współpracowała z 20 członkami zarządu, którzy nie byli Polakami. - Trzeba być przewodnikiem. To jest jak z zagraniczną podróżą. Albo polubi się kraj, który się odwiedza albo złe wrażenie zostanie na całe życie. Tak rozumiem rolę tego typu asystentki - mówi Hania. - Asystentka pomaga zrozumieć, dlaczego u nas jest tak, a nie inaczej. Pomaga przejść przez gąszcz przepisów, podpowiada, czasami pokazuje inny punkt widzenia na pewne problemy - dodaje. - W przypadku rekrutacji asystentki dla szefa obcokrajowca najważniejszym kryterium jest znajomość języków obcych. W zależności od tego, jakiej narodowości jest przyszły przełożony, zazwyczaj wymagana jest znajomość jego rodzimego języka oraz języka angielskiego - mówi Anna Szubert z firmy Asystentka.pl. - Zdarza się także, że równie ważnym kryterium jest znajomość kultury i przyzwyczajeń osób pochodzących z danego kraju - dodaje.
Zdaniem Hani, szef obcokrajowiec musi w pierwszej kolejności dostosować się do specyfiki państwa, w którym przyszło mu pracować. - Polska nie należy do łatwych krajów. Jest to związane z naszą historią oraz transformacją, która miała miejsce w ostatnich dwudziestu latach - uważa
asystentka z 13-letnim stażem. Doświadczona asystentka przyznaje, że zawsze miała szczęście w trafianiu na przełożonych. - Cenię dwie cechy: profesjonalizm w działaniu i wrażliwość ludzką. Nie mogę narzekać, bo zawsze pracowałam właśnie z takimi ludźmi - mówi Hania.
Czterech Hiszpanów w jednym stało zarządzie - Właściwie to mam czterech szefów obcokrajowców - śmieje się Magda, od dziesięciu miesięcy asystentka zarządu, który składa się z czterech Hiszpanów. - Podoba mi się to, że nie ma tzw. cichych dni. Jeśli któremuś z nich coś się nie podoba, głośno o tym mówi. Przez moment jest nieprzyjemnie, ale od razu oczyszcza się atmosfera i można zabrać się z powrotem do pracy, bez jakichś zbędnych żali - chwali południowy temperament szefów Magda.
Z szefami z południa Europy do czynienia miała także Katarzyna. Portugalczycy, którzy byli w zarządzie firmy, dla której pracowała, nie do końca przypadli jej do gustu. Jak podkreśla była asystentka, nie wynikało to raczej z ich narodowości. - Zdarzały się telefony o ósmej rano w sobotę z prośbą o zarezerwowanie kilku biletów na samolot. Firma nie pracuje w weekendy, ale jeśli coś takiego miało miejsce, ja musiałam się tym zająć - wspomina Katarzyna. - Polki są świetnymi asystentkami i potrafią doskonale asymilować się do nowych sytuacji. Są tolerancyjne i otwarte, nie unikają wyzwań, ale dążą do ciągłego rozwoju, co jest niezwykle istotne w przypadku pracy z osobami, które zostały ukształtowane przez inne wartości i kulturę - wylicza zalety Polek w roli asystentek szefów obcokrajowców Anna Szubert.
Magdzie ciężko porównać ekstrawertycznych Hiszpanów do szefów Polaków. To, jak na razie, pierwsi i jedyni szefowie, jakich miała. - Zajmują dużo przestrzeni, są głośni, wszędzie ich pełno. Ale nie mogę powiedzieć o nich złego słowa - wychwala czwórkę hiszpańskich szefów. Zanim otrzymała stanowisko asystentki zarządu, Magda pracowała tylko dla jednego z szefów Hiszpanów. Gdy szef dostał się do zarządu, ona awansowała razem z nim. - Muszą mi ufać bezgranicznie. Wszystkie dokumenty, które podpisują, tłumaczę ja. Gdy sprawa jest bardziej zawiła i widzę, że potrzebują dodatkowego zapewnienia, że "wszystko gra", proszę o pomoc kolegów odpowiedzialnych za dany projekt - opisuje Magda.
Najdziwniejsza prośba od szefa? - Prośba o załatwienie transportu dla specyficznej rasy kota, z rodowodem z Portugalii do Polski i z powrotem - wspomina Katarzyna. - Załatwianie spraw prywatnych, nawet bardzo prywatnych. Prośba o zakupienie trzech par kolczyków z dostawą do trzech różnych miast, w których firma ma filie - przytacza. Katarzynie ogólnie nie podobał się stosunek do kobiet w firmie. - Moim zdaniem odzwierciedlało to stosunek do kobiet panujący w kraju, z którego pochodził szef. Kobiety traktowane jako istoty nieporadne i niezdolne do podejmowania decyzji - opisuje swoje odczucia.
Kultura i szacunek po angielsku Iza, 25-letnia studentka z Francji, ma w swojej zawodowej karierze zaledwie dwumiesięczny epizod pracy dla szefa Anglika, który jednak wspomina bardzo pozytywnie. - To była niewielka kancelaria prawnicza. Szef był właścicielem, miał dwóch wspólników i dwie sekretarki. Większość moich obowiązków dotyczyła jego pracy - wspomina Iza. Wymagający, ale cierpliwy. Uprzejmy i z dobrymi manierami. Tak angielskiego szefa zapamiętała Iza. - Dzień pracy zaczynał się od 10-minutowego spotkania w jego biurze. Wyjaśniał wówczas, czego ode mnie oczekuje w danym dniu. Wtedy miałam też czas na zadawanie pytań, jeśli coś budziło moje wątpliwości - wspomina Iza.
Nieporozumienia? - Owszem zdarzały się. Miałam dostęp do dokumentów i akt klientów. Szef często prosił o wyszukiwanie informacji, które były mu potrzebne do zrozumienia jakiegoś problemu prawnego lub zredagowania kontraktu. Na tej płaszczyźnie nie zawsze się rozumieliśmy, bo nie zawsze udawało mi się dostarczyć te informacje na czas. Miałam sporo innych obowiązków, a szef nie liczył się z faktem, że czas mojej pracy był ograniczony - mówi Iza. - Zawsze był jednak otwarty na rozmowę i gotowy, żeby wyjaśnić wszelkie nieporozumienia.
Ogromna kultura i szacunek, z jakim odnosił się do personelu - to Iza ceniła w nim najbardziej. Co ją denerwowało? - Myślę, że takie stereotypowe rzeczy, które w założeniu robi
sekretarka. Nawet podpisanych listów nie chciało mu się przenieść na inne biurko. Kuriozum stanowił dla mnie fakt, że wykręcałam numer do jego domu i mówiłam: "Halo, witam, pani mąż dzwoni, już łączę". Jakby nie mógł tego zrobić sam? Być może tak to wygląda w tej pracy. Mnie to drażniło - opisuje Iza. Drażniło ją również załatwianie prywatnych spraw szefa w godzinach pracy, np. kserowanie papierów dla jego syna.
Jak podkreśla Iza, dwa miesiące to zdecydowanie za mało, żeby się przekonać wzajemnie do siebie. Relacje szef-asystentka są wówczas zdecydowanie oficjalne. - Mam jednak wrażenie, że angielscy szefowie są bardziej zrelaksowani. Sam fakt, że nie mówi się do siebie per "pan" czy "pani" ułatwia komunikację - mówi Iza.
Asystentka 6.22 Z czym musi się liczyć asystentka szefa obcokrajowca? - Z koniecznością bycia elastyczną w postrzeganiu cech kulturowych charakterystycznych dla osób z danego kraju, choćby takich jak uznawane przez nich wartości religijne - uważa
dyrektor sprzedaży z firmy Asystentka.pl. - Obowiązki asystentki często związane są nie tylko z aspektami typowo służbowymi, ale również z tymi prywatnymi. Ze względu na to, ważne jest, aby potrafiła zdobyć jego zaufanie i wypracować nić porozumienia. Można mówić wówczas o występowaniu tak zwanej "chemii", pozwalającej na wzajemne zrozumienie - uważa Anna Stachura.
Okazuje się, że w dzisiejszych czasach trudno się obcokrajowcom w Polsce obyć bez asystentek, nawet jeśli przyjeżdżają do naszego kraju tylko na kilka dni. Firma Asystentka.pl od września uruchamia specjalną usługę specjalnie dla tych, którzy potrzebują kilkudniowej pomocy w poruszaniu się w polskich realiach. Jeśli podróż służbowa trwa krótko, taka asystentka może towarzyszyć w codziennych obowiązkach od 6 do 22.
- Nie wyobrażam sobie, że mogłabym nie lubić swojej pracy - mówi Hania. - Nie traktuję tego jak obowiązek od 9 do 17. To stały kontakt z szefem, bez względu na porę dnia - dodaje. - Od każdego z moich szefów uczyłam się czegoś nowego. Ja również stawałam się inną osobą - mniej emocjonalną bardziej profesjonalną. Uczyłam się czytania w myślach, spojrzeniu, gestach; zwracania uwagi na szczegóły i zadawania pytań, ale w odpowiednim czasie. W moim odczuciu szczególna umiejętność asystentki to myślenie "dwa kroki w przód" - wylicza Hania.
