Wygarnij szefowi - wygraj 1000 euro lub kurs nurkowania
Zagubiony przelew na kilkaset tysięcy euro? Niesumienny dłużnik? Drogie perfumy cichaczem dopisane do służbowych wydatków? Dla księgowej nie ma zadań niewykonalnych. Jej służba to połączenie detektywa i negocjatora z czujnym urzędnikiem. Oczywiście - tak jak w każdym innym zawodzie - w księgowości także można trafić na nudną posadę, gdzie dzień po dniu będziemy wypełniać podobne o siebie rubryki obliczeniowe. Ale jeśli ma się dryg do tej pracy, może być naprawdę ciekawie. Dlatego warto rozprawić się z kilkoma mitami na temat tego zawodu.
Mit pierwszy: Nudne wypełnianie przepisów Faktury stanowią podstawę księgowości. Oczywiście wklepywanie przychodów i kosztów to podstawa księgowości. Ale wyobraźmy sobie taką sytuację: bierzemy do ręki ustawę o VAT i ustawę o rachunkowości, a następnie otwieramy na przepisach, które wyjaśniają, jak zapisywać przychodzące rachunki w Księdze Głównej. Księga ta stanowi coś w rodzaju kroniki, w której musi się znaleźć zapis o każdym dokumencie, jaki przeszedł, wyszedł lub dotarł do rąk księgowej. Ogólnie mówiąc - cokolwiek księgowość robi, trzeba to zapisać w księdze. Porównując obie ustawy dowiadujemy się, że rachunek, który nasza firma dostała od swojego dostawcy trzeba zaksięgować: jedna ustawa twierdzi kategorycznie, że pod datą jego wystawienia (dajmy na to 4 września), a druga, równie bezdyskusyjnie, że pod datą otrzymania (listonosz wręczył nam przesyłkę 20 września). Która ustawa ma rację? Obie. Co ma zatem zrobić księgowa?
Nie istnienie poprawna odpowiedź. W gąszczu przepisów, które czasem nie są wystarczająco szczegółowe, a czasem nawzajem się znoszą, księgowa często jest jak cyrkowiec. Jej zadaniem jest odnaleźć złoty środek między przepisami a zdrowym rozsądkiem. Zawsze jednak istnieje ryzyko, że przyjdzie kontrola i będzie do niej miała pretensje. Jowita, która w księgowości pracuje już od dobrych kilku lat, otwarcie przyznaje - polskie przepisy są na tyle niejasne, że trudno przewidzieć czy urzędnik skarbówki zaakceptuje nasze rozwiązanie. - Polskie prawo księgowe jest o wiele bardziej surowe i trudne do przestrzegania, niż przepisy zagraniczne - tłumaczy Jowita, która aktualnie zajmuje się księgowością zagranicznej firmy. Nawet ścisłe trzymanie się wypracowanych na podstawie przepisów reguł nie gwarantuje spokoju sumienia przed ewentualną kontrolą. - Jeden urzędnik przyczepi się, że jakaś kreska jest krzywa albo, że przecinek jest zamiast kropki. A inny powie: To jest źle, poprawcie to, a ja udam, że tego nie widziałem. Różni ludzie pracują na tych stanowiskach. Księgowy stara się kierować logiką i trzymać własnych ustaleń, w nadziei, że to wystarczy.
Mit drugi: A czym tu się denerwować? Bilans musi wyjść na zero - głosi słynna maksyma księgowości. Zamknięcie miesiąca, podsumowanie roczne, kontrola skarbówki lub, w wypadku dużych firm, wewnętrzna kontrola, czyli audyt - oto zmory księgowego. Raz w miesiącu nadchodzi dzień, kiedy trzeba podsumować miesięczną pracę. - Zamknięcie miesiąca to taki okres, kiedy się nie choruje i nie bierze urlopu! - zapewnia Jowita. 10 czy 12 godzin pracy to norma. Bo jeśli tylko coś się nie zgadza? Księgowa nie może zapomnieć o żadnym szczególe ? zaznaczenie złej kratki na formularzu, przesunięcie przecinka podczas wpisywania kwoty, błąd w numerze konta bankowego... Takie zaniedbania mogą doprowadzić do spełnienia się najczarniejszego scenariusza - suma na koncie firmy nie zgadza się z sumą wyliczoną z rachunków. Co wtedy? Wielkie poszukiwania. Trzeba jeszcze raz, dokument po dokumencie, przeanalizować rachunki z całego miesiąca. To niemalże praca dla detektywa.
Podobną "katastrofę naturalną" stanowią kontrole. Kontrole skarbowe należą raczej do rzadkości, ale w dużych firmach ma się do czynienia jeszcze z kontrolą wewnętrzną. Aby uniknąć korupcji, wystawiania fikcyjnych rachunków, niedopatrzeń, duże firmy z reguły dzielą księgowość na cztery działy: dział zajmujący się Księgą Główną, dział zajmujący się wystawianiem rachunków, umów. Dalej mamy dwa równoległe działy: dział do płacenia rachunków i dział ściągania należności, które są od siebie ściśle zależne. Krótko mówiąc - jeśli firma nie ściągnie należności, sama też nie zapłaci swoich rachunków. Każdy z tych działów zajmuje się swoją częścią roboty, a więc żaden pracownik nie może jednocześnie wystawić i zapłacić rachunków. Audyt wewnętrzny sprawdza zatem, czy każdy z pracowników sumiennie i poprawnie wypełnia swoje obowiązki. Podobnie jak bilans, kontrola wewnętrzna jest nieuchronna. Można tylko czekać aż się pojawi - zapewne w najmniej odpowiednim momencie. W tych warunkach z pewnością trudno leniwie popijać kawę.
Mit trzeci: Brak kontaktu z ludźmi Życie księgowej nie sprowadza się do obcowania z komputerem i rachunkami. Oczywiście, wszystko zależy od działu, w którym się pracuje. Jowita zajmuje się ściąganiem należności i - szczerze to przyznaje - lubi tę pracę. Jej firma obraca dużymi pieniędzmi, a więc rachunki są równie duże. Klient nie zawsze jest zdyscyplinowany, czy choćby wypłacalny. Trzeba mu czasem przypominać o zaległościach finansowych. Czasem wyraźnie widać, że księgowa nic nie wskóra. Wówczas trzeba zwrócić się wyżej, a - w ostateczności - do sądu. Ale te decyzje nie należą już do księgowej. - Zgłaszam problem do swoich przełożonych i oni decydują, czy wysyłam list z upomnieniem, czy prezes będzie dzwonił... - wyjaśnia Jowita. Dobry pracownik działu należności szybko uczy się dyplomacji i empatii. Musi wyczuć, czy po drugiej stronie telefonu siedzi człowiek chętny do współpracy, czy pospolity krętacz. Z drugiej strony, nie wolno mu się zezłościć, bo jeśli obrazi niewłaściwą osobę, jego firma może stracić cenny kontrakt. W tej sytuacji ściąganie należności wydaje się wręcz misją dyplomatyczną. Liczy się wytrwałość - konsekwentne i uprzejme dopominanie się o swoje.
Jowita najbardziej lubi w swojej pracy wątek detektywistyczny. - Dostajemy przelew. Nigdzie nie mam takiej kwoty zaksięgowanej, adres nadawcy nic mi nie mówi - opowiada. - Dzwonię do różnych działów, pytam: macie coś takiego? Sprawdzam adres firmy, szukam w Internecie telefonu i zaczynam do nich dzwonić, dopytywać się, co oni właściwe nam przysłali i za co.
Szybkie i skuteczne śledztwo przynosi prawdziwą satysfakcję, kiedy udaje się naprawić także cudze błędy. Księgowy mierzy się bowiem nie tylko z własnymi zaniedbaniami - musi też naprawiać cudze pomyłki. A te zdarzają się nader często. Podobne śledztwa Jowita przeprowadza, gdy wykryje błąd we własnych rachunkach. Czasem trzeba sięgnąć naprawdę głęboko - prześledzić każdy papierek wiele "pokoleń" wstecz, sprawdzić po kolei drogę każdego dokumentu. Ponieważ błędy te często są bardzo drobne, można tylko podziwiać skuteczność w ich wykrywaniu.
Do tego zdarzają się firmy-krzaki, które podpisują umowę, zabierają towar i zwijają interes. Księgowy musi ich wyśledzić. - Siadam i dzwonię, piszę maile, szukam w Internecie - żadnego efektu. Nawet dzwonię do oddziału w pobliżu i proszę: to jest niedaleko was, więc sprawdźcie, czy tam w ogóle coś jest - opisuje Jowita poszukiwania firmy-widma. Bezskutecznie. W takim wypadku musi się poddać. Nasuwa się więc pytanie, czy sam Sherlock Holmes dałby radę pracować w księgowości?
Mit czwarty: Księgowa obraca dużymi pieniędzmi No dobrze - to nie jest mit. Ale z drugiej strony - przecież widzi je tylko w postaci cyferek, wyciągów z banku, notatek służbowych. - Gdybyśmy mieli chociaż jeden procent od ściągniętych należności... - rozmarza się Jowita. Jeden procent z kilkuset tysięcy euro czy złotych to całkiem spora suma. Czy księgowa nie boi się obracać takimi kwotami? A jeśli przez jej błąd pieniądze trafią nie tam, gdzie trzeba? - Jeszcze mi się nie zdarzyło, żeby takiego przypadku nie dało się cofnąć - komentuje Jowita. Po pierwsze, każdy płacony rachunek wymaga kilkukrotnej autoryzacji. W dużych firmach przechodzi wręcz kilkustopniową procedurę. Na każdym z tych poziomów zawsze można cofnąć polecenie zapłaty i naprawić błędy. Można wstrzymać przelew w samym banku, a w ostateczności - zadzwonić do klienta, który przez pomyłkę dostał nie swoje pieniądze i poprosić grzecznie o ich zwrot. Dobre układy ze współpracownikami z różnych firm pozwalają przezwyciężyć takie sytuacje. Czasem, jeśli pomyłka jest wyjątkowo kompromitująca, odpowiedzialny za nią pracownik może ponieść np. koszty przelewów zwrotnych, czy też dostać oficjalną reprymendę, a w dużych firmach z reguły tego typu pomyłki wpisane są w koszta. Grunt to zachować spokój.
Trzeba też uważać na rachunki z własnego podwórka. Ktoś wpisał do służbowych wydatków perfumy, drogą kolację, dodatkowe opony? - Mnie się zdarzało kwestionować takie wydatki - przyznaje nasza księgowa. Nie zgadzała się na dopisywanie bezsensownych pozycji do firmowych rachunków - łańcuchów na opony do służbowego samochodu, który jeździł tylko po mieście, drogiego prezentu dla kolegi prezesa, itp. Firma może się zgodzić na te wydatki, albo nie. Ale obowiązkiem księgowego jest zadbać o interesy firmy i pozostać czujnym. Jak to zrobić, aby jednocześnie nie zrażać do siebie współpracowników? Tajemnica zawodowa.
Grunt to organizacja - Trzeba być czujnym i uważnym - opisuje Jowita swoją pracę. - Nie ma tak, że zrobisz błąd i nad nim przeskoczysz. To zawsze wraca. Z reguły robi kilka rzeczy naraz - dzwoni, wypełnia formularze, pomaga współpracownikom. Ale jeśli
księgowy ma swoją rutynę i potrafi zaplanować swój czas, zdarza mu się odkryć, że nie ma nic do roboty. - Są takie leniwe dni w pracy - zdradza Jowita. - Człowiek odkrywa, że wszystko jest zrobione, nie ma komu pomóc...
O swoim prywatnym życiu mówi, że jest zupełnie inne od pracy. Ona sama nie należy do ludzi, którzy w wolnym czasie rozmawiają tylko o księgowości, czy nagminnie zostają po godzinach. Stresy zawodowe rozładowuje wśród znajomych. Interesuje się tańcem irlandzkim, literaturą fantastyki, grami RPG... Na pewno nie należy do ludzi nudnych i pozbawionych wyobraźni. Zresztą, jej zdaniem bez wyobraźni nie można być księgowym. - Codziennie dzwonisz, piszesz maile, szukasz, rozmawiasz, sprawdzasz, głowisz się nad problemami - opisuje swoją pracę. - Są takie działy, że tylko codziennie się wypełnia fakturki, dzień w dzień to samo. Ale ja wolę, żeby coś się działo.
I jak tu nie lubić takiej pracy?
