Organizacja pracy: jak nie dać się zasypać mailom?

Ryszard Wołosiuk
31.08.2012 , aktualizacja: 31.08.2012 17:28
A A A
Smarfony chcą znać nasze emocje

Smarfony chcą znać nasze emocje (Fot. Robert Kędzierski)

Wiele firm bez poczty elektronicznej nie wyobraża sobie funkcjonowania. Istnieje jednak coraz więcej przeciwników takiej formy komunikacji. Powód? Odpisywanie na maile zajmuje coraz więcej czasu i utrudnia efektywną pracę. Przedstawiamy kilka rad, które ułatwią rozwiązanie tego problemu.
- Mnóstwo czasu zajmuje mi odpisywanie na maile. Bywają dni, że wysyłam ich po 100, 150 - narzeka Norbert, trzydziestokilkuletni pracownik biurowy z Warszawy. Jego opinię potwierdzają badania: z ankiety przeprowadzonej dwa lata temu wśród ponad 1000 Brytyjczyków wynika, że dwóch na pięciu pracowników poświęca dziennie godzinę bądź więcej na odbieranie i odpowiadanie na maile.

Zdaniem niektórych to czas wyrzucony w błoto. Thierry Breton, dyrektor międzynarodowej firmy informatycznej Atos, zatrudniającej blisko 80 tys. pracowników w 48 krajach, zapowiedział, że do 2014 roku chce zrezygnować z używania intranetu (wewnętrznej sieci firmowej) i zastąpić ją bardziej efektywnymi metodami komunikacji. W wywiadzie dla BBC tłumaczy, że badania przeprowadzone w spółce dowiodły, iż każdy z pracowników dostaje ponad 100 maili dziennie na wewnętrzną pocztę, z których jedynie 15 proc. jest przydatne. - Na czytaniu tych wiadomości i odpowiadaniu na nie spędzają 15-20 godz. w tygodniu - mówi Breton.

W opinii specjalistów tak radykalne kroki, jak zupełny zakaz korzystania z poczty, nie są konieczne. Aby nie tracić tyle czasu na zarządzanie mailami, wystarczy zastosować się do kilku prostych zasad.

Lepsza organizacja

Zdaniem Davida Allena, autora książki "Getting Things Done. Sztuka bezstresowej organizacji", przepełniona skrzynka to nie problem sam w sobie, ale efekt uboczny złej organizacji w firmie. Jeśli proces podejmowania decyzji jest dla pracowników niejasny, jeśli nie dostają tego, o co proszą, wówczas zasypują innych mailami, prośbami o kolejne spotkanie itp. Często kierują je do niewłaściwych osób. W ten sposób ilość wysyłanych i koniecznych do przeczytania maili rośnie. Jasny i znany wszystkim pracownikom zakres obowiązków w firmie pozwoli na uniknięcie tego problemu.

Wysyłajmy rozważnie

Im więcej maili wysyłamy, tym więcej ich otrzymujemy. Amy Gallo z " Harvard Business Review" radzi, aby ograniczyć ilość wiadomości, które sami tworzymy. Jak to zrobić? Po pierwsze, powstrzymać się od wysyłania krótkich maili, które nie zawierają istotnej treści (np. "dziękuję", "zajmę się tym tak szybko, jak będę mógł"). Po drugie, tłumaczy Gallo, przed wciśnięciem opcji "wyślij do wszystkich" należy dobrze się zastanowić, czy rzeczywiście wszyscy muszą tego maila otrzymać - do im większej grupy osób wyślemy wiadomość, tym więcej odpowiedzi dotrze na nasz adres. A do tego wyciągnięcie istotnych informacji z konwersacji grupowej może być czasochłonne.

Odpowiadajmy szybko i precyzyjnie

- Jeśli możemy odpisać od razu na maila, róbmy to - dodaje Gallo. Wówczas nie musimy sobie tym dłużej zawracać głowy. Ważna jest również precyzja w formułowaniu myśli. Wiadomo - jeśli ktoś nie zrozumie tego, co chcemy przekazać, odeśle nam maila z prośbą o doprecyzowanie. I wtedy musimy przeczytać i wysłać kolejną wiadomość.

Jak sformułować precyzyjny przekaz? Istotny jest podział treści - nowe wątki należy zaczynać od osobnych akapitów, można też pisać w punktach lub od pauz. Najlepiej używać prostych, jednokrotnie złożonych zdań, aby uniknąć niejasności i nieporozumień. Trzeba jasno pisać, czego się oczekuje i na kiedy. Ta ostatnia zasada dotyczy także (a nawet przede wszystkim) tematu maila - w końcu to od niego zaczyna się czytanie wiadomości. Zamiast pisać "mała prośba o pomoc z komputerem" piszmy konkretnie, o co nam chodzi - np. "potrzebna pomoc - word nie działa (komunikat blad546767#766 przy uruchomieniu)- pilne".

Nie odpisujmy non-stop

Eksperci radzą także, aby pozbyć się nawyku sprawdzania poczty co chwilę. Jeśli odpisujemy na maile co kilka bądź kilkanaście minut, odrywamy się w ten sposób od innych zadań. Musimy wtedy od nowa koncentrować się na ich wykonaniu, przypominać sobie, na czym skończyliśmy - to kosztuje nas dodatkowe minuty, a my odnosimy wrażenie, że nie robimy w pracy nic poza wysyłaniem maili. Dlatego najlepiej wyznaczyć sobie dwa-trzy momenty w ciągu dnia, przeznaczone wyłącznie na odpisywanie na wiadomości - radzą obserwatorzy rynku pracy.

Zobacz także
Skomentuj:
Zaloguj się lub komentuj jako gość

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX