Wiele osób nowy rok zaczyna od przemyśleń i często postanawia coś zmienić w swoim życiu na lepsze. Niektórzy chcą schudnąć, inni więcej czasu przeznaczyć na sport, jeszcze inni postanawiają wziąć się za naukę języka, doskonalenie swoich zawodowych kompetencji. Na listach postanowień noworocznych brak jednak porządku w miejscu pracy. Mało ambitne i zbyt banalne? Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że właśnie porządek w miejscu, gdzie spędzamy większość swojego czasu, jest pierwszym krokiem do lepszej efektywności i poprawy jakości pracy. Warto więc na początek zastanowić się:

Czy Twoje biurko zawsze jest w idealnym porządku? A może, jak wiele innych, przypomina centrum recyklingu papieru?

Czy zawsze wkładasz ważne dokumenty do przygotowanych przegródek lub teczek? Czy też zdarza Ci się wrzucać wszystko do przepełnionej szuflady?

Czy komputer służy Ci tylko do pracy czy też spełnia rolę choinki obwieszonej karteczkami przypominającymi o ważnych sprawach?

-5 stycznia, a więc w czasie, kiedy większość wraca do pracy po świąteczno-noworocznej przerwie, zachęcamy wszystkich do przejrzenia swojego biurka - mówi Beata Uytenbogaardt, country manager IBT Polska. Firma od 10 lat wprowadza na polski rynek Personal Efficiency Program PEP , program osobistej efektywności. - Robiąc porządek w papierach, przede wszystkim układamy sprawy i oddzielamy je od zbędnej i niewiele znaczącej korespondencji. Dzięki temu poprawiamy jakość swojej pracy, a przy tym wiele układamy także w swojej głowie- dodaje.

W firmach ile biurek, tyle sposobów organizowania swojej przestrzeni. Każdy pracownik ma swój własny system - jedni bardziej, inni mniej skuteczny. Problem bałaganu na biurku to jednak dość powszechna rzecz. -Kiedy zaczynamy pracę w nowej firmie, nasi konsultanci najpierw oglądają razem z pracownikiem jego miejsca pracy czyli biurko- opowiada Beata Uytenbogaardt. -Okazuje się wtedy, że odnajdują się nie otwarte zaproszenia sprzed miesiąca, dokumenty dotyczące załatwionych już spraw oraz mnóstwo papierów, które służyły jako brudnopis, a nie zostały wyrzucone.

Jak twierdzą specjaliści z Institute of Business Technology, tylko pozornie to, gdzie odkładamy dokumenty, nie ma związku z naszą skutecznością i efektywnością w pracy. Tak naprawdę odłożony dokument, to zazwyczaj odłożona na później sprawa. Chcąc ją po pewnym czasie załatwić, szukamy dokumentu, tracąc na to swój czas. Kolejne minuty płyną, gdy przypominamy sobie, o co w sprawie chodziło. -Kiedy pracownicy spędzają godziny w pogoni za zgubionymi numerami telefonów, poszukiwaniu zaginionej korespondencji oraz przekładaniu papierów z jednej sterty na drugą, nie ma to żadnego związku z prawdziwą pracą- zauważa Kerry Gleeson, twórca programu PEP oraz autor książki "Zrób to od razu"- Poprawa wydajności, terminowości oraz obsługa klienta - wszystko to zaczyna się od dobrze zorganizowanego pracownika- uważa.

Konsultanci PEP (Personal Efficiency Program) proponują, aby przy porządkowaniu biurka trzymać się kilku zasad:

Wyrzuć papier, jeśli nie potrafisz jasno powiedzieć, do czego ci się przyda

Oddziel dokumenty "do zrobienia" od tych już załatwionych

Aktualne dokumenty umieść w teczce w szufladzie w zasięgu ręki, tworząc obszar dokumentów podręcznych

Stwórz informacyjną mapę na nowo zorganizowanych dokumentów, żebyś wiedział gdzie się one znajdują

Nie zachowuj dokumentów papierowych, jeśli masz je w elektronicznej wersji

Rozwiń system odsiewania mało ważnych informacji

I jeszcze jedna rada na koniec: rób porządki regularnie. Najlepsze efekty osiągniesz kształtując w sobie nawyk systematycznego sprawdzania porządku na biurku. Raz na tydzień przejrzyj dokumenty i zadaj sobie pytanie, czy nie masz zbędnych papierów. Kiedy piętrzące się sterty papierów i teczek znikną z pola widzenia, przekonasz się, że możesz pracować nie tylko bardziej efektywnie, ale też w dużo przyjemniejszej atmosferze.