Jak powiedzieć szefowi "nie"?

Rozmawiała Marta Piatkowska
16.07.2012 , aktualizacja: 16.07.2012 12:13
A A A Drukuj
Lucyna Pleśniar, prezes agencji People

Lucyna Pleśniar, prezes agencji People (Fot. Bartosz Bobkowski / Agencja Gazeta)

Nowe obowiązki, kolejne spotkanie po godzinach? Jak odmówić bez obaw, że stracimy zaufanie przełożonego? Radzi Lucyna Pleśniar, prezes agencji doradztwa personalnego People.
Marta Piątkowska: Dlaczego w pracy słowo "nie" przechodzi nam przez gardło z wyjątkową trudnością?

Lucyna Pleśniar: Mamy spory problem ze sprzeciwianiem się, bo jest trudne i mało komfortowe. To efekt wychowania. Od dziecka jesteśmy uczeni, że powinniśmy być uczynni, a odmowa nie wygląda dobrze i może mieć przykre konsekwencje. Chociaż ma pani rację, że w środowisku zawodowym nasza asertywność dodatkowo traci na sile. Zaczynamy wszystko analizować i rachunek wychodzi prosty - jeśli powiemy "nie", koledzy przestaną nas lubić, nie pomogą, kiedy będziemy w potrzebie, a szef pominie nas przy awansie, stracimy pozycję dobrego pracownika, nie dostaniemy podwyżki lub urlopu w terminie, na którym nam zależy. Lista obaw jest długa, więc czasem po prostu wygodniej nam zrobić to, o co nas proszą.

Te obawy są uzasadnione? Czy za każdym razem, kiedy odmawiamy wykonania prośby lub polecenia, realnie tracimy?

- Oczywiście, że nie. Wszystko zależy od okoliczności i oceny sytuacji. Załóżmy, że kończymy ważny projekt, a szef każe nam posprzątać bałagan na biurku. W tym momencie taka prośba ma najniższy z możliwych priorytetów, więc mówmy wprost, że zajmiemy się tym, gdy skończymy ważniejsze rzeczy. Natomiast jeżeli poleceniem jest przygotowanie ważnej prezentacji w zastępstwie za chorego współpracownika, odmowa może być naprawdę źle widziana. Zatem nie bójmy się odmawiać, jeżeli sprawy dotyczą mało istotnych zadań, jednak te, od których wiele zależy, traktujmy poważnie. Gwarantuję, że w dłuższej perspektywie niczego nie stracimy.

Powiedzieć "nie" trzeba umieć. Jak to zrobić?

- W wielu osobach odmawianie budzi duże emocje, dlatego albo zaczynają się nadmiernie tłumaczyć, albo przechodzą do ataku. Tymczasem w takich sytuacjach sprawdzają się proste zasady: mów stanowczo, łagodnie i bez lęku, bądź rzeczowy i nie kłam. Lepiej powiedzieć, że nie zostanie się po godzinach, bo obiecało się dziecku wypad na rower, niż zgubić się w szczegółach na temat chorej babci czy awarii rury w łazience.

Tylko czy szefa interesuje nasze prywatne zobowiązanie, skoro potrzebuje pracownika tu i teraz?

- Pamiętajmy, że szef to też człowiek i z pewnością nieraz coś obiecał swojej rodzinie. Dlaczego mamy z góry zakładać, że nie zrozumie tego argumentu? Druga sprawa - nie tłumaczmy się zbyt obszernie i szczegółowo. Komunikat typu: „Nie mogę, bo obiecałem dziecku wyjście na rower”, jest lepszy i bardziej wiarygodny niż: „Nie mogę, bo obiecałem dziecku wyjście na rower, muszę to załatwić dzisiaj, bo cały weekend było chore i teraz męczy mnie o to już trzeci dzień, w sumie bardzo chciałbym pomóc w pracy, ale szef wie, jak to jest, itd.”. Pamiętajmy też, że trudna sztuka odmawiania polega na tym, aby nie zostawić proszącego na lodzie.

Odmawiamy, nie odmawiając?

- Dokładnie. Bądźmy konstruktywni. Pokażmy rozwiązanie, powiedzmy na przykład, że nie zrobimy czegoś dzisiaj lub w tym momencie, ale zajmiemy się sprawą jutro lub znajdziemy kogoś, kto zrobi to szybciej lub lepiej.

Czyli polecenie wciąż nad nami wisi, jeżeli zobowiążemy się wykonać je następnego dnia. Co w sytuacji, kiedy naprawdę nie mamy ochoty się czymś zająć?

- Po pierwsze, jeżeli prośba nie jest dla nas problematyczna lub czujemy, że ostateczna odmowa może mieć konsekwencje, zmiana terminu lub oddelegowanie sprawy dalej, nawet jeżeli będziemy musieli monitorować jej przebieg, jest lepszym wyjściem niż twarde „nie”.

Po drugie, jeżeli ktoś przychodzi do nas z poleceniem, które nie dość, że jest mało istotne, to jeszcze dokłada nam dodatkowej pracy, poćwiczmy asertywność. Załóżmy, że kolega prosi nas o zebranie informacji na temat klienta, którego będzie obsługiwał. Argumentuje, że w tej chwili nie ma na to czasu, chociaż wiemy, że jadł lunch ponad godzinę i co chwila wychodzi na papierosa. Nie ma powodu, dla którego powinniśmy spełniać wszystkie zachcianki otoczenia. W pracy mamy swoje obowiązki i to z nich jesteśmy rozliczani. Nauczmy się mądrze stawiać granice.

A kolega nam odpowie, że się zawiódł i żałuje, że w ogóle poprosił nas o pomoc. Poczucie winy murowane.

- To typowy przykład manipulacji, po którym większość ulega i mówi: „Dobra, daj, zrobię to”. Jednak negatywna lub emocjonalna opinia na nasz temat, tuż po usłyszeniu odmowy, to typowa reakcja, do której każdy ma prawo. Ale to wciąż tylko zdanie drugiej osoby. Trudno, żeby w ogóle nas nie obeszło, ale warto zdystansować się wobec emocji i przejść na poziom racjonalny.

Można takie opanowanie wyćwiczyć?

- Najprościej zacząć od zrozumienia, czym jest asertywność. Polega ona na tym, że pomagamy innym, nie naruszając swojego dobra. Przeanalizujmy, czy dana osoba coś zyska dzięki naszej pomocy i ile my możemy na tym stracić. Jeżeli jedna strona zyskuje coś naszym kosztem, nie musimy iść wszystkim na rękę. Wystarczy o tym pamiętać, żeby lepiej radzić sobie z frustracją, która często towarzyszy odmowie. To pierwszy krok. Potem przychodzi czas na wykształcenie w sobie nawyku racjonalizowania. Przecież cały świat dąży do tego, żeby realizować swoje cele i dążenia, dlaczego my mamy postępować inaczej? Podam prosty przykład. Zespół pracuje nad projektem etapowo, do realizacji każdej części została przypisana inna osoba i konkretny termin. W pewnym momencie do pracownika X przychodzi pracownik Y i prosi o oddanie jego etapu dzień wcześniej, bo chciałby mieć więcej czasu na pracę. X może zakasać rękawy, pracować za dwóch, żeby ułatwić Y życie, tylko tak naprawdę, co na tym zyska? Przemęczenie, ryzyko błędów, nie przyłoży się do pracy tak, jak by chciał. Za to Y będzie pracował w bardzo komfortowych warunkach. Czy naprawdę doradzilibyśmy X zgodzić się na tę prośbę?

Pewnie nie, ale potem Y rozpowie wszystkim, że X jest niekoleżeński.

- Zawsze możemy zawiązać koalicję z szefem lub innymi pracownikami. Zresztą życie samo reguluje takie sprawy. Zespół ma naprawdę bardzo dobrze rozwinięty radar sprawiedliwości i szybko się zorientuje, kto lubi wykorzystywać innych.

Wróćmy do odmawiania szefowi, bo to trudniejsze niż potyczka z kolegą. Mówić "nie" czy nie mówić?

- Jest wiele opinii na ten temat. Jedni twierdzą, że asertywny pracownik wzbudza szacunek, inni - że można, ale to spowalnia karierę. Jeszcze inni stanowczo odradzają. Ja jestem zdania, że należy odmawiać zawsze, gdy mamy dobry powód. Stosować metody, o których mówiłam wcześniej, i nie demonizować konsekwencji.

Warto też być profesjonalnym w swojej pracy. Z doświadczenia wiem, że otoczenie lepiej przyjmuje odmowę z ust profesjonalistów. Wydają się bardziej wiarygodni. Co do rozmowy z szefem na przykład w sprawie spotkania po godzinach - spokojnie, bez agresji mówimy: "Doceniam, że chcesz ze mną na ten temat porozmawiać, ale, niestety, jestem zaskoczona terminem, bo mam już inne zobowiązania w tym czasie. Natomiast jutro mogę zostać dłużej albo przyjść wcześniej, wtedy będę miała świeższą głowę, a dzisiaj obiecuję przemyśleć ten temat. Jutro postaram się przyjść z gotowymi pomysłami".

A jeśli i tak usłyszymy "zostań"?

- To nie jest już pytanie o to, jak odmówić, tylko czy chcemy lub musimy pracować w miejscu, gdzie nie szanuje się naszego prawa do sprzeciwu.

Brać na siebie zobowiązania, do których wykonania nie mamy kompetencji?

- Lepiej nie, bo braku umiejętności nie da się ukryć. Generalnie najgorsze, co możemy zrobić, to dać się złapać na niewiedzy i nie wykonać powierzonego zadania. To na pewno wpłynie na gorsze postrzeganie nas bardziej niż odmowa.

Jak prosić, żeby nie usłyszeć "nie"?

- Mówmy to, co sami chcielibyśmy usłyszeć. Uczciwie przedstawmy, o co chodzi, i zagwarantujmy wzajemność. To zwiększa nasze szanse, że druga strona będzie czuła, że z nami współpracuje, a nie, że jest wykorzystywana. W pracy nie chodzi o to, żeby na siłę uczyć się asertywności i odmawiać wszystkim. Pomoc i poczucie, że zespół może na sobie polegać, jest bardzo ważne. W przeciwnym razie pewnego dnia zorientujemy się, że żyjemy na pustyni.

Zobacz także
  • Jak powiedzieć szefowi "nie"? ksantypa_222 17.07.12, 00:05

    Stary i głupi dowcip:--Dlaczego nie śmiejesz się z kawałów opowiadanych przez szefa?--Bo ja mam raka.»

  • jestem szefem i mi czasem mówią "NIE" q-ku 19.07.12, 22:30

    i nic w tym wielkiegobo ja mam dobrych ludziświetnychjak trzeba to będą robić w nocya jak trzeba to przyjdą i opierd..olą że źle coś robięa jak nie trzeba to się nawzajem nie »