Myśląc o screeningu telefonicznym mamy na uwadze jedną z metod selekcyjnych stosowanych po uzyskaniu bazowych informacji o kandydacie czy też po otrzymaniu jego dokumentów aplikacyjnych. Celem takiego działania jest potrzeba weryfikacji, uzupełnienia czy potwierdzenia posiadanych przez nas informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji, certyfikatów, dotychczasowego doświadczenia czy pełnionych ról. Ponadto, metodę te często stosuje się w odniesieniu do kandydatów, którzy będą wykonywać pracę związaną np. z obsługą telefoniczną, do tych, którzy działają w innym niż docelowo przewidzianym mieście (oszczędność czasu i kosztów dla obu stron), czy też - jako jeden z wstępnych etapów działań w wieloetapowej procedurze rekrutacyjnej.
Psychotesty - sprawdź, czy jesteś pracoholikiem
Metoda screeningu jest bardziej popularna na Zachodzie niż w naszym kraju, jednak z czasem i tutaj może zyskać na popularności. Powinna być oparta o zgodę kandydata na przeprowadzenie jej i prowadzona w porozumieniu z rekrutowanym, łącznie z wyjaśnieniem mu zasadności takich działań.
Osoba uzupełniająca dane powinna umówić się z kandydatem na określony moment przeprowadzenia rozmowy telefonicznej, aby ten mógł swobodnie prowadzić dialog. Można znaleźć zwolenników "zaskakiwania" kandydata, jednak trudno polecać taki sposób działania, zważywszy, że każdy z nas bywa w różnych sytuacjach i zwyczajnie może się zdarzyć, że nie będzie mógł spokojnie rozmawiać (np. prowadzi samochód, jest na spotkaniu, przebywa w hałaśliwym pomieszczeniu, jest w aktualnej pracy obok swojego przełożonego itp. itd.). Prowadzący rozmowę powinien wcześniej określić obszary tematyczne, które podejmie. Czas na przygotowanie się do takiej rozmowy nie jest czasem straconym. W trakcie rozmowy należy robić adekwatne notatki.
Z kolei firmy zajmujące się tzw. background screeningiem zatrudniają osoby na specjalistyczne stanowiska specjalistów ds. analiz rekrutacyjnych. Osoby piastujące takie funkcje są odpowiedzialne za weryfikację danych osób ubiegających się o pracę poprzez kontakt telefoniczny i drogą mejlową z firmami, potwierdzanie tych informacji w konkretnych organizacjach, jak i przygotowywanie raportów dla klientów zlecających te działania.
W Polsce dany podmiot gospodarczy z licencją i wpisem do MSWiA może świadczyć innym firmom usługi z zakresu background screening na podstawie umowy. Jest to o tyle istotne, że zleceniodawca takich działań jest wtedy zabezpieczony od strony prawnej, co ma znaczenie w kontekście obowiązujących przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Przykładowo, w Wielkiej Brytanii
banki - przez wzgląd na regulacje prawne - są zobligowane do precyzyjnego sprawdzenia potencjalnych pracowników celem minimalizacji ryzyka manipulacji finansowych przyszłych zatrudnionych. Każdy kandydat wypełnia formularz internetowy, w którym jest miejsce na dane o jego wykształceniu, kwalifikacjach, miejscach zamieszkania i historię zatrudnienia. Jeżeli osoba odniesie sukces w każdym etapie procesu złożonej rekrutacji, formularz wraz z historią kredytową podlegają adekwatnej weryfikacji. W formularzu kandydat oczywiście wyraża zgodę na tego typu działania, mając świadomość, że jest to jeden z elementów procedury rekrutacyjnej. Firma zewnętrzna dokonująca weryfikacji kontaktuje sie z uczelniami i potwierdza historię dotyczącą czasu i typu wykształcenia oraz uzyskanych dyplomów, telefonuje do byłych pracodawców, sprawdzając referencje oraz weryfikuje także kwestie związane z kredytami. Po pomyślnym przejściu całej procedury kandydat otrzymuje już konkretną ofertę pracy. Gdy osoba złoży wypowiedzenie w aktualnej firmie, dokompletowuje się informacje z aktualnego miejsca pracy (potwierdzenie czasu pracy i posiadania "czystego konta"), co jest naturalnym procesem, jako że pracodawcy w tym kraju wydają takie dokumenty, na ogół poprzez działy personalne.
Miejmy na uwadze, że firma zewnętrzna w powyższym przypadku nie telefonuje do aktualnego pracodawcy. Ma bowiem świadomość, że jest to zbyt ryzykowne. Jeżeli na przykład aktualny przełożony jakkolwiek dowiedziałby się, że jego pracownik szuka pracy, mógłby stracić zaufanie, zablokować mu dostęp do istotnych informacji czy też - niewykluczone, że - doprowadzić do zwolnienia.
Warto dodać, że w Polsce firmy zajmujące się backround screeningiem mają także w pakiecie usług badanie przeszłości kryminalnej oraz inne działania, określane przez nie mianem "prewencyjnych", a związane z zabezpieczaniem się organizacji przed potencjalnymi nadużyciami ze strony pracowników.
Każdorazowo prowadząc screening telefoniczny w bazowej postaci bądź też weryfikację bardziej złożoną, należy pamiętać o obowiązujących przepisach prawnych, traktowaniu kandydata z należytym szacunkiem, o wyjaśnieniu mu celowości i przebiegu procedury, zachowaniu dalece idącej ostrożności w działaniach i oczywiście - fachowym przygotowaniu do tego procesu. Kandydat ma prawo pytać, kto i kiedy będzie dokonywał weryfikacji oraz oczekiwać informacji zwrotnej. Pamiętajmy, że w tym przypadku błędy mogą być bardzo kosztowne dla obu stron.
