Korespondencja Polskie prawo nie reguluje w żaden sposób możliwości pracodawców w zakresie kontroli. Monitorowanie pracowników wchodzi zatem w obszar ogólnych praw człowieka, które nie mogą być łamane. Istnieje jednak orzecznictwo sądowe, które wskazuje na pewne elementy kontroli, które nie są niezgodne z polskim prawem. W 2008 roku Rzecznik Praw Obywatelskich orzekł, że kontrola korespondencji pracownika jest niezgodna z prawem. Jego opinia wywołała kontrowersje w środowisku politycznym i prawniczym. Ministerstwo Pracy przyjęło stanowisko, że korespondencja służbowa może być przez pracodawcę kontrolowana i udostępniana innym pracownikom. Korespondencja taka traktowana jest jako własność firmy.
Inną sprawą jest korespondencja prywatna. Wielu pracowników używa w pracy prywatnych kont mailowych. Ich monitorowanie jest jednak rzeczą mocno kontrowersyjną. Każdy ma prawo zachowania tajemnicy w tym zakresie. Co jednak zrobić jeżeli korespondencja prywatna - czyli prywatne konto mailowe używane jest do celów służbowych?
Pracodawca musi przede wszystkim sklasyfikować taką korespondencję decydując czy była ona prywatna czy służbowa. Trzeba pamiętać, że naruszenie tajemnicy korespondencji prywatnej dotyczy nie tylko adresata, ale również nadawcy.
Możliwość kontrolowania maili ma służyć zabezpieczeniu dobra firmy, a nie uporczywej nękającej inwigilacji pracowników. Pracodawca ma prawo i obowiązek zapewnić pracownikowi możliwości jak najlepszego wykonywania obowiązków i wykorzystywania czasu pracy. Nie może jednak całkowicie zakazać prowadzenia prywatnej korespondencji. Może natomiast ją ograniczyć, poprzez różne blokady, dostęp do prywatnych kont mailowych i stron www. Jeżeli pracodawca zauważy, że pracownik prowadzi korespondencję prywatną ze służbowego maila w ilości wskazującej na nieefektywne wykorzystanie czasu pracy może wówczas ukarać go karą porządkowa.
Aby uniknąć takich sytuacji wystarczy, aby pracodawca w sposób formalny określił zasady korzystania z prywatnych maili czy prowadzenia prywatnej korespondencji z kont służbowych. Bardzo istotną kwestą jest też to, że kontrola korespondencji prowadzona z zagranicy np. w firmach międzynarodowych podlega podobnym zasadom. Trzeba mieć świadomość, że monitorowanie korespondencji pracownika nawet spoza terytorium Polski podlega polskim przepisom.
Rewizja W okresie komunizmu pracownicy przyzwyczaili się, że z pracy można "wynieść" różne rzeczy. Czasami są to długopisy czy notesy, ale czasami są to drogie sprzęty. Tak naprawdę jest to zwykła kradzież. Wiele firm musi zabezpieczać się na taki wypadek. Przykładem są przedsiębiorstwa produkujące drogi sprzęt, biżuterię, kosmetyki czy farmaceutyki. Czy można sprawdzać rzeczy osobiste pracownika? Można. W tym względzie również nie istnieją jasne przepisy. Sąd Najwyższy orzekł jednak, że w celu zapobiegania kradzieżom istnieje taka opcja. Pracownicy muszą być jednak poinformowani o takiej ewentualności, a samo przeszukanie nie może naruszać dóbr osobistych pracownika. Ponadto zanim dojdzie do przeszukania zastosować należy wszelkie inne środki mogące sprawdzić bądź zapobiec kradzieży. Pracodawca, czy osoby powołane np. firma ochroniarska, muszą również wykazać wysokie prawdopodobieństwo dokonania kradzieży. Samo rewidowanie powinno być przeprowadzone w obecności przedstawiciela pracowników. Nagminne lub nieuzasadnione rewidowanie może być powodem wejścia na drogę sądową.
Czas pracy Prawodawstwo nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Forma w jakiej jest prowadzona leży w gestii pracodawcy. Jedne firmy po prostu mają listę obecności, inne stosują specjalne systemy informatyczne monitorujące czas pracy np. czytniki kart. Pracodawca ma prawo kontrolować wówczas czas wejścia i wyjścia pracowników. Może zatem sprawdzić czy pracownikowi zdarza się wychodzić z pracy wcześniej niż jest to przewidziane, czy nie pracuje zbyt małą ilość czasu np. w przypadku zadaniowego czasu pracy, ale też czy ma nadgodziny. Zdarza się bowiem, że pracownicy chcąc "dorobić" do pensji przesiadują w biurze w nadgodzinach bez powodu czy polecenia służbowego. Ciekawym rozwiązaniem technicznym, które pojawiło się ostatnio jest czytnik linii papilarnych zamiast czytników kart. Naczelny Sąd Administracyjny, po ingerencji Głównego Inspektoratu Danych Osobowych uznał jednak takie rozwiązanie za nadużycie nieproporcjonalne do celu jego użycia. Pracodawca nie może wykorzystywać takiej metody nawet jeżeli pracownik wyraził na nią zgodę. Dotyczy to również czytników tęczówki oka.
Szpiegowanie Zdarza się, że pracodawca ma uzasadnione podejrzenie, że pracownik popełnia przestępstwo lub w rażący sposób narusza dobro firmy. Przykładem może być wykonywanie prac "na boku" w godzinach pracy i za pomocą narzędzi służbowych. Takie sytuacje zdarzają się różnego rodzaju serwisantom czy likwidatorom szkód w firmach ubezpieczeniowych. Co zrobić aby udowodnić pracownikowi takie przewinienie? Sposobów jest wiele. Powszechne jest stosowanie GPS w samochodach służbowych. W ten sposób sprawdza się czy osoby, których praca polega w dużej mierze na podróżach służbowych rzeczywiście dociera do wyznaczonych miejsc i ile czasu w nich spędza. Może się bowiem okazać, że pracownik bywał zupełnie gdzie indziej, lub po prostu był w domu. Zdarza się też zakładanie podsłuchów na telefony komórkowe. Są to działania kontrowersyjne ponieważ mogą naruszać dobra osobiste - prywatne pracownika. Zapisy o możliwości stosowania takich metod powinny znajdować się w regulaminie pracy. Najlepiej aby pracownik udzielił zgody na możliwość takich działań na piśmie. Rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej może wręcz wymuszać utrwalanie rozmów telefonicznych np. w call center. Wówczas zgoda na takie działania wymagana jest również od rozmówcy pracownika.
W Polsce dopuszczalne jest tez używanie przez pracodawców kamer. I tu po raz kolejny wymagany jest zapis w regulaminie pracy bądź poinformowanie pracowników. Co ważniejsze, nie można używać kamer w miejscach gdzie naruszona mogłaby być godność osobista pracownika np. w toalecie czy w szatni.
Skrajnym przypadkiem jest wynajęcie agencji detektywistycznej. Zdarza się to w przypadkach kiedy pracownik podejrzany jest o uzyskiwanie nielegalnej korzyści majątkowej czyli po prostu "łapówki". Sytuacje takie są bardzo trudne do udowodnienia i wynajęcie agencji detektywistycznej konieczne jest do zebrania dowodów w sprawie. Zazwyczaj odbywa się to bez zgody pracownika. Polskie prawo nie reguluje tej kwestii. Zatem bardzo istotne jest aby zachować najwyższą poufność oraz szczególną staranność o ochronę dóbr osobistych pracownika.
Instytucje uprawnione W Polsce funkcjonują instytucje, zwłaszcza państwowe, które muszą kontrolować elementy życia prywatnego pracowników. Najczęściej instytucje takie związane są z bezpieczeństwem państwa np. policja czy wywiad. Pracownicy takich instytucji wyrywkowo poddawani są testom na obecność we krwi substancji niedozwolonych - narkotyków czy alkoholu. Określone jest to każdorazowo regulaminem pracy. W zwykłych "cywilnych" firmach takie badania mogą odbywać się jedynie za zgodą pracownika i mogą być przeprowadzone jedynie przez uprawnione do tego organy. Podobnie sprawa wygląda w przypadku badania wariografem. Pracownik musi wyrazić na nie zgodę. Ponadto jego odmowa nie może być użyta przeciwko niemu.
Odwołanie Każdorazowe stosowanie kontroli pracownika wymaga sprawdzenie podstaw prawnych takiego działania oraz wykonania wszystkich niezbędnych czynności je umożliwiających. Skorzystać można z porady prawnej, czy tez wysłać zapytanie do Głównego Inspektoratu Danych Osobowych. Trzeba pamiętać, że monitoring pracowników jest często rzeczą niejednoznaczną prawnie ale też kontrowersyjną z punktu widzenia etyki. Ponieważ prawo polskie jednoznacznie nie określa kiedy i jakie metody mogą być stosowane do takiej kontroli należy podchodzić ostrożnie. Zbyt nachalna lub nieuzasadniona kontrola może znacznie zaszkodzić wizerunkowi firmy.
