Czy każdy posiłek spożywany w garniturze w czasie pracy można nazwać biznes lunchem? Nie ma jednoznacznej definicji tego pojęcia. Na pewno jest nim posiłek, który ma ścisły związek z interesami firmy. Dlatego biznes lunchem możemy nazwać, np. spotkanie z potencjalnym klientem czy partnerem biznesowym. Druga sytuacja, kiedy umawiamy się na obiad z zaprzyjaźnionym, "starym" klientem. Pozornie nie mamy nic do załatwienia, ale to też służy podtrzymaniu kontaktu i relacji biznesowej.
Jest jeszcze trzeci rodzaj, o którym mało się mówi - zaproszenie na lunch jako etap rozmowy kwalifikacyjnej na wysokie stanowisko, zazwyczaj w firmie międzynarodowej. Jest to ostatni lub przedostatni etap procesu rekrutacji. Zwykle jest to spotkanie nie tylko z headhunterem, ale pierwszy kontakt z potencjalnym pracodawcą, któremu przedstawiono dwie lub trzy kandydatury. Ten biznes lunch to kropka nad "i". Dlaczego? Trudno sobie wyobrazić lepszą sytuację, w której można naprawdę poznać człowieka. W sali konferencyjnej trzymamy pewien fason, natomiast podczas posiłku zachowujemy się mimowolnie, jak w domu przy jedzeniu. Pewne rzeczy mogą wyjść - zarówno dobre, jak i złe. Nie powtarzamy wtedy wyuczonych frazesów z misji firmy, ale widać, czy zwracamy uwagę na szczegóły, czy potrafimy podtrzymać rozmowę i budować przyjazne relacje.
Bo to nie jedzenie jest głównym aktorem... Tak, nie powinno się wbijać wzroku we własny talerz i koncentrować się tylko na jedzeniu. Trzeba utrzymywać kontakt z rozmówcą - biznes lunch to przede wszystkim rozmowa. I to nie wyłącznie na temat interesów. Największe faux pas to rozpocząć biznes lunch od sedna sprawy - czyli biznesu. Zaczynamy od small talku - rozmowy na luźne tematy. Nie zaliczają się do nich na pewno religia i polityka. To kwestie, w których każdy ma prawo do swoich poglądów. Poruszając te tematy można wywołać konflikt, jeśli druga osoba ma inną opinię - i jest to jest na ogół konflikt nierozwiązywalny. Sport też może być kontrowersyjny - jeśli rozmówca jest kibicem innej drużyny.
Wolno nam poruszać tematy rodzinne? Trzeba być ostrożnym. To klient musi zacząć taką rozmowę. Jeśli nie znamy jego sytuacji rodzinnej, możemy trafić jak kulą w płot. Jeśli pokłócił się rano z żoną, będzie to ostatni temat, o którym ma ochotę rozmawiać przy obiedzie. Nie należy wchodzić za głęboko, dopytywać o problemy małżeńskie. Rozmawiać o wakacjach, sposobach spędzania wolnego czasu lub zainteresowaniach.
Kiedyś jednak trzeba przejść do sedna... W Polsce small - talk podczas business lunchu zwykle trwa nie więcej niż 5 minut. Tymczasem, small-talkiem powinien być cały obiad!
Osoby pracujące w sprzedaży często stresują się, że już połowa obiadu, a tu ani słowa o interesach. To bardzo dobrze! Tak naprawdę powinno się załatwiać je na samym końcu, kiedy na stole pojawia się kawa i deser.
Przedtem trzeba cały czas dbać o atmosferę podczas posiłku. Starać się być wdzięcznym słuchaczem i zauważać takie rzeczy, jak np. to, że klientowi skończyła się woda, a kelner nie zauważył. Zwykłe pytanie "Czy dolać wody?" lub podanie soli sąoznakami umiejętności współpracy i reagowania na potrzeby. Osoby, które to robią wygrają z potencjalnym konkurentem, który podczas podobnego biznes lunchu o to nie dbał. Byleby nie być sztucznym. Liczy się to, co powinno się wynieść ze wspólnych obiadów rodzinnych, jedzonych w domu. Kultura osobista jest bardzo istotna w biznesie. Jeśli klient myśli o podpisaniu długoterminowego kontraktu, chce wiedzieć, jak będzie się współpracować z osobą, z którą często będzie się spotykać.
5-minutowy small - talk to dowód na to, że nie rozumiemy sensu biznes lunchu? My, Polacy, wypadamy bardzo źle na tle Europy, jeśli chodzi o takie zwyczaje. Warto tłumaczyć, dlaczego oceniają nas źle i edukować. Jako naród przez 40 lat okresu komunizmu byliśmy pozbawieni kultury jedzenia. W minionym okresie tradycja rodzinnych posiłków przy stole była rugowana - w mieszkaniach zamiast stołów królowały niskie ławy i ciemne klitki do gotowania zamiast kuchni - mieliśmy długą przerwę w kultywowaniu przedwojennych tradycji należących do kultury zachowania przy stole. Wychodzi to właśnie przy biznes lunchu. Europejczycy którzy nie mieli takiej "wyrwy kulturowej" widzą błędy, których my nie zauważamy.
Na przykład? Nie wiemy, co robić z serwetą. Nie zdajemy sobie sprawy, że ta serweta jest po coś i przez cały biznes lunch powinna pracować. Siadając do stołu, zwłaszcza będąc gospodarzem spotkania, od razu zdejmujemy serwetę z talerza, kładziemy na kolanach. Nie wolno zacząć konwersacji dopóki serwety leżą na stole. Nie wpychamy jej też za kołnierz, nie robimy śliniaczka. Zawsze trzeba używać jej tuż przed napiciem się - przyłożyć do ust delikatnie, odłożyć na kolana. Praktyczne uzasadnienie? Żeby na szkle nie została pieczątka z tłuszczu czy resztek jedzenia. A także bezpośrednio po napiciu się - by nie mówić z kropelkami na ustach.
Ktoś te wszystkie zasady musiał kiedyś wymyślić? Część z nich odziedziczyliśmy, jeszcze z czasów szlacheckich biesiad. Choć nie używano wówczas słowa biznes, próbowano ugrać jakieś interesy. Bardzo dużo zwyczajów zachowania przy stole przetrwało do naszych czasów, właśnie dlatego, że nie są czyimś wymysłem, ale wytworzyły się przy stole w sposób naturalny - są dzięki temu bardzo praktyczne. Mają nam ułatwić życie, a nie utrudnić. Etykieta przy stole jest bardzo naturalna, tyle że czerpiemy ze skarbca wielowiekowej tradycji. Skąd wziął się zwyczaj, że młode ziemniaki, podane w całości powinno się kroić widelcem, a nie nożem? Dawniej sztućce były z metalu, który łatwo się utleniał - i powodował nieprzyjemną zmianę smaku. Dziś już mamy inne sztućce. Mimo to, jeśli ktoś kroi ziemniaki nożem, mamy wrażenie, że coś jest nie tak.
O czym należy pamiętać zanim udamy się na biznes lunch? Nie należy zapraszać na biznes lunch w tym samym dniu - szanujmy kalendarz klienta. Chyba, że umawiamy się z osobą, z którą jesteśmy w dużej zażyłości i pomysł wspólnego roboczego biznes lunchu narodził się spontanicznie. Zwyczajowe jest wyprzedzenie co najmniej 3-dniowe. Na uroczysty biznes lunch zapraszamy minimum tydzień wcześniej. Zwykle to my zapraszamy klienta. Ale często zapraszają też klienci - właśnie po to, by nas lepiej poznać, zobaczyć w innym środowisku.
Przychodzimy do restauracji, witamy się i kładziemy teczkę... Na pewno nie na stole! Podobnie jak torebkę, okulary, telefon... Laptop na stole jest dopuszczalny, gdy umówiliśmy się, że będziemy podczas lunchu pracować, no może nie podczas jedzenia, ale powiedzmy, że możemy zacząć podczas picia kawy, tuż po posiłku Zwracamy wtedy uwagę, do jakiego lokalu się udajemy, bo nie wszędzie jest to przyjęte. W restauracjach, gdzie stół jest nakryty obrusem, ma prawo na nim być tylko to, co kelnerzy postawią jako zastawę.
Każdy biznes lunch kończy się wystawieniem rachunku. Kto płaci? Obowiązuje bardzo prosta zasada: ten kto zaprasza - płaci. Nawet jeśli, jak wspomniałam przed chwilą, biznes lunch inicjuje klient. Wtedy to on pokrywa rachunek. Bardzo często jest tak, że gdy kobieta zaprasza mężczyznę, on mówi, że zapłaci. Nigdy nie wolno się na to zgodzić! W biznesie nie ma płci. Jest to próba przełożenia etykiety towarzyskiej do biznesu. Równie ważne jest, gdzie płacimy. Nie powinno się to odbywać przy stole, w obecności osoby zaproszonej. Zaprosiliśmy klienta, bądźmy więc zapobiegliwi i uprzedźmy kelnera, żeby nie przychodził z rachunkiem do stolika. Jest wiele możliwości - fakturę na firmę można dyskretnie odebrać w kopercie przy wyjściu. Można przeprosić pod koniec biznes lunchu i uregulować należność na osobności. W zaufanej restauracji można dać kelnerowi kartę kredytową i odebrać ją przed wyjściem.
W ofercie restauracji coraz częściej pojawiają się śniadania biznesowe. Czy one również mają swoją etykietę? Śniadanie biznesowe jest bardzo wygodne, bo można nim rozpocząć pracę, zamiast później ją przerywać. Zasady są podobne jak przy biznes lunchu. Na co zwrócić uwagę? Krojenie pieczywa. W Polsce uwielbiamy sobie robić kanapki. Jesteśmy chyba jedyną nacją, która w sytuacjach formalnych bez żenady smaruje chleb masłem i potem odgryza kęsy. Tymczasem trzeba robić odwrotnie - odrywa się kawałki pieczywa palcami, smaruje je i wkłada do ust pojedyncze kęsy. Jeśli podano wędlinę, ogórka - kroimy na kawałki i wkładamy do ust przy użyciu noża i widelca. Ale pamiętajmy, jeśli jesteśmy na spotkaniu z Polakiem, w Polsce, zrobienie kanapki nie będzie problemem.
Obchodzenie się z pieczywem przy posiłku, to chyba temat - rzeka? Tak, dlatego podam jeszcze jeden przykład. Kawałek gorącego tosta lub pasztecik podawany do zupy, położony na talerzu obok. Nie można go pokroić, ani odłamać kawałków palcami. Co z nim zrobić? Ano, bierzemy w paluszki i gryziemy. Dostosowujemy się do zastanej sytuacji - łamiemy zasadę, nie robiąc przy tym krytycznych uwag. Atmosfera danego spotkania jest znacznie ważniejsza niż sztywne przestrzeganie zasad etykiety. W żadnym wypadku nie pokazujemy klientowi, że wykryliśmy jego błąd przy stole. Dobra atmosfera odsuwa techniczne szczegóły na dalszy plan. rOkazywanie zainteresowania, small-talk, zajmująca rozmowa, wyprzedzanie potrzeb - to jest o wiele ważniejsze niż odłożony tak czy inaczej widelec. Klient wybaczy drobne błędy, jeśli zauważy autentyczność i szczerość naszego zachowania. Odczuje, że staramy się w życiu robić to, co deklarujemy w biznesowej ofercie.
