Z badań przeprowadzonych w 2009 roku przez Millward Brown SMG/KRC wynika, że choć niemal połowa młodych Polaków deklaruje chęć założenia własnej firmy to aktywność w tym kierunku podejmuje zaledwie 2% z nich. Sondaże pokazują, że własny biznes wciąż rozpatrujemy w kategoriach problemów związanych z jego prowadzeniem, traktując go raczej jako ostateczność niż drogę do osiągnięcia satysfakcji zawodowej. Jak się okazuje takie podejście nie jest do końca uzasadnione, a sam diabeł wcale nie jest taki straszny jak go malują. Wystarczą pomysł, przemyślany plan działania oraz podstawowa znajomość przepisów i procedur urzędowych.

Dobra forma to podstawa

Gdy znajdziemy się już w posiadaniu genialnego pomysłu na biznes ważne jest, aby zastanowić się nad tym, która forma działalności jest dla nas najkorzystniejsza. Możliwości jest wiele: od firmy jednoosobowej po spółki handlowe i cywilne. Oprócz nazwy różnią się one między sobą kryteriami założenia, osobowością prawną, sposobem podziału zysku, a także odpowiedzialnością jaka spoczywa na właścicielu lub wspólnikach. Zdecydowanie najpopularniejszy wybór stanowi firma jednoosobowa. Pozwala ona na rozpoczęcie dowolnego przedsięwzięcia gospodarczego, z którego cały zysk należy do właściciela. Ponadto prowadząc działalność jednoosobową przedsiębiorca może korzystać z uproszczonych form opodatkowania jak np. podatek liniowy, a także stosować rozwiązania pozwalające wpływać na wysokość odprowadzanego podatku. Co więcej jeżeli jest to nasza pierwsza firma przez okres dwóch lat od momentu założenia działalności będziemy mogli korzystać z preferencyjnej stawki ZUS. Stanowi ona niewiele ponad 40% wartości stawki pełnej i w roku bieżącym (2010) wynosi 350,43 zł. Jeszcze mniej, bo zaledwie 233,32 zł. zapłacą raczkujący przedsiębiorcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, których zarobki przekraczają wartość minimalnego wynagrodzenia.

Jak podaje ZUS na takie upusty nie mogą liczyć "(...)wspólnicy spółek jawnych, komandytowych lub partnerskich oraz jednoosobowy wspólnik spółki z o.o., a także twórcy i artyści." Jednak przywileje wynikające z prowadzenia jednoosobowej działalności okupione są wysoką odpowiedzialnością przedsiębiorcy. W przeciwieństwie do posiadających osobowość prawną spółek z o. o. czy spółek akcyjnych, właściciel firmy jednoosobowej odpowiada przed wierzycielami całym swoim prywatnym majątkiem.

Skąd wziąć środki?

Nawet najlepszy pomysł na firmę bez odpowiednich środków finansowych pozostaje wyłącznie pomysłem. Skąd zatem wziąć fundusze na wymarzoną działalność? Jedną z możliwości jest ubieganie się o dofinansowanie ze środków unijnych. W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (działanie 6.2: Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia) można uzyskać nawet do 40 tysięcy zł bezzwrotnego dofinansowania na rozkręcenie własnej firmy. Ponadto osoby, które pomyślnie przejdą przez wszystkie etapy rekrutacji otrzymają wsparcie pomostowe na okres od 6 do 12 miesięcy w wysokości ok. 1100 PLN. Dysponentami środków unijnych są niezależne instytucje i to one decydują o tym jakie grupy docelowe zostaną objęte dofinansowaniem. Kryteria mogą być różne w zależności od regionu do którego skierowany jest projekt, dlatego warto dokładnie zapoznać się z regulaminem danej instytucji. O środki w ramach POKL mogą starać się wyłącznie te osoby fizyczne, które w ciągu 12 miesięcy od złożenia wniosku nie posiadały zarejestrowanej działalności gospodarczej i należą do jednej z grup docelowych. Najczęściej adresatami projektów są kobiety, osoby do 25 roku życia, osoby po 45 roku życia, osoby niepełnosprawne, mieszkańcy miast do 25 tys. mieszkańców zamierzający podjąć zatrudnienie w obszarach niezwiązanych z produkcją rolną lub zwierzęcą, a także osoby, które utraciły zatrudnienie z przyczyn niedotyczących pracowników. Z takiej możliwości skorzystał 21-letni Patryk z województwa śląskiego. Udało mu się otrzymać pełną kwotę 40 tysięcy złotych jednak jak sam przyznaje zadanie nie należało do najprostszych. "Otrzymanie dofinansowania oceniłbym jako relatywnie trudne, ze względu na ilość dokumentów, które musiałem szczegółowo wypełnić, stosunek liczby osób, które ubiegały się o dofinansowanie (ponad 650) do liczby osób które je otrzymały (21) oraz wszystkie zajęcia związane z projektem. Łącznie składało się na nie ponad 110h szkoleń, w tym 80% obowiązkowych, testy psychologiczne, a także rozmowy z psychologiem i doradcą biznesowym, które miały zapewnić wybór najlepszych projektów" - mówi Patryk.

O fundusze unijne można wystąpić również do Powiatowego Urzędu Pracy. W tym celu należy zarejestrować się jako osoba bezrobotna. Decydując się na taki krok powinniśmy przygotować komplet oryginałów następujących dokumentów: dowodu osobistego, świadectwa ukończenia ostatniej szkoły lub zaświadczenia o ukończeniu kursu lub szkolenia, numeru identyfikacji podatkowej, książeczki wojskowej oraz dokumentów o przeciwwskazaniach do wykonywania określonych prac. Ponadto jeżeli wcześniej byliśmy zatrudnieni na umowę o pracę powinniśmy mieć ze sobą świadectwa pracy z całego okresu zatrudnienia.

Jak napisać biznesplan?

W zmaganiach o wsparcie finansowe niezbędny okaże się strategiczny plan przedsięwzięcia w formie pisemnej zwany biznesplanem. Jego nieodłączną częścią jest analiza SWOT - narzędzie planistyczne pozwalające na analizę otoczenia biznesowego i opracowanie strategii firmy w taki sposób, by zminimalizować ryzyko niepowodzenia. Z konieczności przeprowadzania tego typu badań zdają sobie sprawę również młodzi przedsiębiorcy. "Kapitał jest bardzo ważny, ale bez analizy rynku i zdefiniowania swojej niszy nawet najlepszy pomysł może okazać się klapą, a pieniądze niemożliwe do odzyskania." - zauważa 28-letni Damian, właściciel firmy usługowej. Oprócz aspektu strategicznego rzetelny biznesplan niesie ze sobą również inne, bardziej prozaiczne korzyści. Dzięki niemu stajemy się bardziej wiarygodni w oczach instytucji do której zwracamy się z wnioskiem o dofinansowanie. Dobrze przygotowany biznesplan jest nie tylko świadectwem naszego zaangażowania, ale przede wszystkim kompetencji i może mieć decydujący wpływ

na pozytywne rozpatrzenie naszego wniosku. "(...)napisanie dobrego biznesplanu, który jest tak naprawdę najważniejszym elementem projektu, nie jest takie proste. Wiele fundamentalnych kwestii można bardzo łatwo przeoczyć." - mówi Patryk. Dlatego też na etapie składania wniosku w ramach POKL nikt nie oczekuje od nas umiejętności tworzenia biznesplanów. Co więcej, jeśli uda nam się zakwalifikować do drugiego etapu konkursu możemy liczyć na bezpłatne szkolenie z zakresu sporządzania takich dokumentów. Z kolei występując o dofinansowanie z Powiatowego Urzędu Pracy biznesplan powinniśmy dostarczyć razem z wnioskiem. Skąd zatem czerpać wiedzę na temat poprawnego przygotowywania biznesplanów?

Jedną z alternatyw stanowią bezpłatne szkolenia w ramach POKL realizowane przez niezależne instytucje. Przykładem może być Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw organizująca szkolenia o tematyce: "Biznes plan i studium wykonalności". Wysyłając zgłoszenie odpowiednio wcześnie zwiększamy swoje szanse na udział, albowiem chętnych nie brakuje. Szkolenia znajdziemy również w Internecie. Dobrym miejscem na rozpoczęcie poszukiwań jest portal Akademii PARP (http://www.akademiaparp.gov.pl/). Na stronie znajdziemy nie tylko szkolenia z zakresu tworzenia biznesplanów, ale również kursy z zakresu zarządzania i umiejętności menadżerskich. Portal zawiera także listę odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania z danego zakresu tematycznego oraz pozwala na bezpłatne konsultacje z ekspertem. Jeśli zasoby Internetu okażą się być niewystarczające zawsze możemy sięgnąć po fachową literaturę. W ostatnich latach na rynku wydawniczym pojawiło się kilka pozycji dogłębnie wyczerpujących temat. Wśród nich należałoby wymienić "Biznesplan po Polsku" wydawnictwa CeDeWu. W książce nie tylko przedstawiono standardy sporządzania takiego dokumentu, ale również zawarto kryteria jego formalnej i merytorycznej oceny.

Jeżeli w dalszym ciągu nie czujemy się na siłach, lub po prostu brakuje nam czasu, możemy zawsze zlecić wykonanie biznesplanu którejś z firm specjalizujących się w tego rodzaju usługach. Koszt sporządzenia dokumentu na potrzeby pozyskania środków z Urzędu Pracy wynosi ok. 400 PLN. W przypadku dofinansowania w ramach POKL kwota ta waha się od 600 PLN do 800 PLN. Z usług takiej firmy skorzystał Patryk: "(...)kontaktowałem się z firmą która była pośrednikiem między mną, a instytucją rozporządzającą środkami unijnymi. Od nich otrzymałem listę pytań na wzór biznes planu, którą wypełniłem i odesłałem wraz z wymaganymi dokumentami. Przy wypełnianiu formularza korzystałem z wielu stron internetowych zajmujących się tematyką dofinansowań. Zasięgnąłem również porady znajomej, która zawodowo zajmuje się pisaniem biznes planów pod dotacje."

Rejestracja działalności

Nie każdą działalność można zarejestrować od ręki. Niektóre z nich wymagają specjalnych zezwoleń i koncesji, dlatego zanim podejmiemy działania mające na celu sformalizowanie naszego pomysłu na biznes, powinniśmy sprawdzić w urzędzie miasta jakie rodzaje działalności objęte są dodatkowymi restrykcjami.

Działalność gospodarczą rejestrujemy w urzędzie gminy lub miasta odpowiadającego naszemu miejscu zamieszkania. W tym celu należy przygotować wniosek EDG-1 o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, a także dowód osobisty lub paszport. Pamiętajmy jednak, że jeżeli zamierzamy ubiegać się o dofinansowanie powinniśmy poczekać z rejestracja działalności do momentu określonego regulaminem instytucji udzielającej wsparcia.

Wniosek EDG-1 najłatwiej jest pobrać ze strony internetowej Urzędu Miasta. Wypełniony formularz można dostarczyć do Urzędu na kilka sposobów: osobiście lub przez pełnomocnika,

za pośrednictwem formularza on-line, lub listownie. W ostatnim przypadku wymagane jest notarialne poświadczenie podpisu. W przypadku spółki cywilnej wniosek EDG-1 składają osobno wszyscy wspólnicy. Ma to związek z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej w myśl której każdy ze wspólników spółki jest niezależnym przedsiębiorcą. Dodatkowo muszą oni zawrzeć pomiędzy sobą umowę spółki cywilnej w formie pisemnej.

Rejestracja działalności nie podlega opłacie, a zgodnie z obowiązującą zasadą jednego okienka formularz EDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), zgłoszeniem identyfikacyjnym do Urzędu Skarbowego, a także zgłoszeniem do ZUS lub KRUS płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych. Trzeba pamiętać, że urząd zgłasza przedsiębiorcę do ZUS jako płatnika składek, natomiast zgłoszenie osoby ubezpieczonej jest obowiązkiem właściciela firmy. Przedsiębiorca ma również obowiązek zgłoszenia w urzędzie skarbowym formy opodatkowania. Osoby deklarujące podjęcie czynności w zakresie podatku VAT zobowiązane są do dokonania rejestracji w urzędzie skarbowym za pośrednictwem formularza VAT-R.

Jednak na tym nie koniec formalności. Gdy otrzymamy numer REGON będziemy musieli wyrobić firmową pieczątkę. Wymóg ten nie wynika z przepisów prawa działalności gospodarczej, a z wewnętrznych przepisów banków. Pieczątka jest niezbędna przy zakładaniu konta w banku i musi zawierać pełną nazwę oraz adres firmy. Zalecane jest, aby przy okazji umieścić na niej również numery REGON i NIP, które są niezbędne przy wystawianiu faktur.

Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości

Osoby, które nie ukończyły 30 roku życia, a które obawiają się samodzielnego prowadzenia firmy i związanej z tym biurokracji mogą skorzystać z pomocy Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości. Ta stosunkowo nowa ogólnopolska inicjatywa zyskuje coraz większe uznanie i zaufanie młodych przedsiębiorców. Jej główne założenie polega na okresowym wspomaganiu osób planujących założenie własnej działalności zarówno od strony finansowej jak i logistycznej. Aby otworzyć działalność w ramach AIP należy przede wszystkim mieć pomysł na biznes, który pomoże nam w przejściu przez 6-stopniowy proces rekrutacji.

Według analizy dostępnej na stronie internetowej AIP przybliżony sumaryczny miesięczny koszt prowadzenia działalności wynosi od kilkuset do około 2000 PLN. Na kwotę tę składają się kolejno koszty związane z rejestracją firmy, opłaty ZUS, prowadzenie biura, księgowości, a także koszty związane z organizowaniem szkoleń i konferencji, poradami prawnymi czy promocją firmy. Decydując się na otworzenie działalności w ramach AIP wielu z tych kosztów jesteśmy w stanie uniknąć. Jest to możliwe ponieważ AIP zezwala młodym przedsiębiorcom na korzystanie ze swojej osobowości prawnej. Zakładając firmę pod skrzydłami AIP formalnie funkcjonujemy jako komórka organizacji, ale wciąż pozostaje ona naszym indywidualnym przedsięwzięciem. Dzięki temu nie musimy opłacać składki ZUS i nie pozbawiamy się możliwości ubiegania o dofinansowanie z instytucji unijnych. Oprócz tego AIP daje możliwość korzystania z pomocy biura księgowego, a nawet własnej powierzchni biurowej. Inkubatory realizują również własne projekty w ramach których można starać się o bezzwrotną dotację na potrzeby prowadzenia działalności, a także zapewniają wsparcie dla firm po zakończeniu okresu inkubacji.