Pracodawcy coraz częściej zdają sobie sprawę z faktu, że w przypadku problemów z pracownikiem, zwolnienie go z pracy nie przyniesie żadnych korzyści. Jeśli pojawia się trudna sytuacja, ktoś zawodzi, czas potrzebny na rekrutację nowego pracownika, szkolenie i załatwienie formalności, jest czasem straconym. Nie ma też żadnej gwarancji, że po ponownym przeprowadzeniu całego procesu rekrutacyjnego, sytuacja się nie powtórzy, bo nie istnieją osoby, które sprawdzają się w każdej sytuacji. Dlatego coraz większą popularnością cieszą się metody doskonalenia kompetencji pracowników, pozwalające na rozwój zawodowy osób, które już wdrożyły się w pracę firmy. Taką metodą jest feedback. Służy on do bieżącej oceny pracowników i zakłada przekazywanie im informacji o wykonywanej pracy. Dzięki temu pracodawca ma możliwość kierunkowania rozwoju swoich pracowników, wskazywania potrzebnych w pracy umiejętności, nad którymi nadal trzeba pracować.
Sprzężenie zwrotne
W praktyce oznacza to, zgodnie z nazwą metody, zastosowanie sprzężenia zwrotnego. Pracownik otrzymuje stałą ocenę swoich zawodowych poczynań, dowiaduje się, co robi dobrze, nad czym musi jeszcze pracować, jakich zachowań powinien unikać. Feedback pozytywny poprawia zadowolenie z pracy, z samego siebie, a przede wszystkim motywuje. Negatywny powinien skłaniać do autorefleksji i do zwracania uwagi na poprawę swoich kompetencji. Dobry feedback nie jest jednak zwykłą oceną. Justyna Biernat, menadżer działu HR w CD Projekt wyjaśnia - Przekazywana w formie feedbacku pochwała to ważna informacja dla pracownika nie tylko o tym, za co go cenimy, ale i wzmocnienie jego zachowań, które uznaliśmy za pozytywne. Z kolei informacja o słabych stronach pozwala ukierunkować rozmówcę na rozwój tych kompetencji, które są ważne z punktu widzenia realizowanych przez niego zadań i jednocześnie wymagają poprawy. Zadaniem osoby oceniającej pracowników jest przede wszystkim dobór kompetencji kluczowych dla danego stanowiska. Żeby ustalić ścieżkę rozwoju pracownika trzeba najpierw wiedzieć, dokąd ma ona prowadzić. Dobry menadżer potrafi zaplanować rozwój danej kompetencji, bo nie każdy uzyskując informację o tym, co robi źle, potrafi uniknąć błędów. Czasami zdarza się, że pracownik nie rozumie oceny, uważa, że jest niesprawiedliwa, nie spodziewa się krytyki. Tutaj także kluczowe znaczenie ma przekazanie informacji, podejście menadżera do samej oceny. Szczególnie trudne jest przekazywanie informacji negatywnych. - Powinno się to odbyć podczas indywidualnego spotkania z pracownikiem i mieć formę feedbacku, czyli nie tylko zwrócenia uwagi na te obszary, które są słabą stroną w działaniach pracownika, ale i wzmocnieniu go od razu informacjami o jego atutach czy sukcesach - uważa Justyna Biernat. Jej zdaniem należy się szczególnie przygotować na taką rozmowę z osobami wrażliwymi na krytykę, które mogą czuć się urażone i zdemotywowane. - Niezbędne jest zaangażowanie się w poprawę tych zachowań, które uznaliśmy za obszary do doskonalenia. Może się bowiem okazać że pracownik po prostu nie ma wiedzy i pomysłu, jak usprawnić swoje działania. - dodaje.
Rzeczowa krytyka
Dla podwładnego ważny powinien być fakt, że nie podlega on ocenie personalnej. Przedmiotem analizy staje się jego postępowanie, cechy, przyzwyczajenia, które doprowadziły do danej sytuacji, a nie sama sytuacja. W praktyce oznacza to, że pracownik firmy transportowej, który spowodował wyłączenie jednego pojazdu z ruchu, nie usłyszy tego, co już wie - że wyłączył pojazd z ruchu. Nie usłyszy też oceny swojej osoby. Usłyszy natomiast, co powinien w swoim zachowaniu zmienić, co przemyśleć i nad czym pracować, żeby więcej do takiej sytuacji nie doszło. Dlatego ważna jest częstotliwość udzielania informacji zwrotnej. Czasami otrzymywana jest regularnie co 3, 6 lub 12 miesięcy. Kiedy ocena dotyczy konkretnego zadania, zazwyczaj następuje zaraz po jego wykonaniu. Pracownik powinien pamiętać zdarzenia, których ona dotyczy, bo jednym z najważniejszych elementów feedbacku jest refleksja nad swoim zachowaniem. Dostosowanie częstości udzielania opinii pracowniczej do wykonywanych działań jest więc bardzo ważne, bo z jednej strony musi ono odpowiadać tym działaniom, z drugiej ma pozostawiać czas na przemyślenie otrzymanych wskazówek. Nie tylko podwładni powinni być przygotowani na taką formę oceny. Najważniejsze jest przygotowanie osób, które za ocenianie innych są odpowiedzialne. Opracowanie kluczowych kompetencji dla stanowisk, metod przekazywania oceny i sposobów opanowywania nowych umiejętności to podstawy, dzięki którym feedback w ogóle jest możliwy. Dlatego mimo, że jedną z zalet tej metody oceniania pracowników jest brak kosztów bezpośrednich, samo jej wprowadzenie związane jest z wydatkami na szkolenia.
Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Zaletą feedbacku jest to, że łatwiej jest swoje pomyłki dostrzec, naprawić i nie popełniać więcej tych samych błędów. Pracownik nie powinien czuć się oceniany, a menadżer nie powinien go oceniać. Chodzi o współpracę, która ma doprowadzić do lepszego funkcjonowania całego zespołu.
