5 sposobów na zaoszczędzenie czasu w pracy

map
25.01.2017 17:54
A A A
Praca

Praca (shutterstock)

Pięć minut na zrobienie herbaty, cztery na rozmowę z dzieckiem o tym co było na obiad w szkole i godzina spędzona w korku w drodze powrotnej ze spotkania. Potem szef chciał "wymienić opinie" i zrobił się koniec dnia, a lista spraw "na dziś" nie jest nawet w połowie skreślona. Jeżeli też miewacie takie dni, podpowiadamy, jak nad nimi zapanować.

Na początek dobra wiadomość - nasze sposoby nie wymagają całkowitego przeorganizowania dotychczasowego życia i wstawania o 5 rano. Nie obędzie się za to bez notatnika i dużych zasobów asertywności.

Koniec biesiadnych spotkań

Im mniej osób zaprosimy na spotkanie, tym lepiej. W dużej grupie, która na dodatek zna się i lubi, cenne minuty uciekają na żarty i mało konstruktywne wstawki.

Najlepiej na spotkanie zaprosić jedynie osoby decyzyjne oraz ściśle pracujące przy danym projekcie. Osoby mniej zaangażowane zadowolą się mailem z podsumowania spotkania, które dobrze jest przygotować w krótkich punktach.

Mała podpowiedź: Amerykanie policzyli, że spotkania, które odbywają się na stojąco trwają o 30 proc. krócej i są bardziej rzeczowe. Warto przetestować.

Wyłącz lub chociaż wycisz media społecznościowe

Są rzeczy, z którymi nie musimy być na bieżąco. Należą do nich m.in. śmieszne zdjęcia zwierzaków, piosenka, której aktualnie słucha znajoma, grafika z cytatem Paulo Coelho albo zdjęcie czyjegoś obiadu.

Jeżeli wydarzy się coś super ważnego, to znajomi/rodzina znajdą sposób, żeby nas o tym poinformować. Facebook tak, ale po pracy!

Przeklęte "wrzutki"

- Zrobisz to od ręki? - pyta koleżanka i zostawia nam na biurku stertę papierów do przejrzenia. Dla nas to zadanie ma niski priorytet, ale u koleżanki jest na szczycie listy. Bardzo chcielibyśmy jej pomóc, ale jeżeli zajmiemy się nim natychmiast, to nie wyrobimy się ze swoją pracą. Co robić?

Powiedzieć prawdę. "Nie mogę tego teraz dla ciebie zrobić, bo mam inne zobowiązanie. Najszybciej wezmę się za to za dwa dni, czy takie rozwiązanie ci odpowiada?". Jeżeli odpowie "tak", to kłopot z głowy. Gorzej, jeżeli jesteśmy jedyną osobą w firmie, która może zająć się tą sprawą, a "za dwa dni" nie wchodzi w grę. Wtedy najlepiej udać się do szefa i ustalić wydłużenie terminu oddania naszej pracy. Niech on ustali priorytety. Wersja z rozdwojeniem się czy nadgodzinami nie wchodzi w grę. Po prostu.

Optymalizacja

Często chodzisz po wodę do kuchni? Kup dzbanek/karafkę/butelkę wielokrotnego użytku. Napełnione postaw rano na biurku.

Dzieci dzwonią do ciebie na każdej przerwie? To miłe, ale skutecznie wybija z rytmu. Ustal limit rozmów. Zrozumieją, że warto, kiedy zaczniesz wcześniej wracać do domu.

Codziennie tracisz 15 minut na czyszczenie skrzynki mailowej ze spamu? Za każdym razem oznaczaj danego nadawcę jako "spam". Z każdym dniem maili będzie coraz mniej. Nie wiesz jak to zrobić? Help desk bądź firmowy informatyk ci pomogą.

Współpracownicy lubią cię zagadywać? Załóż słuchawki i postaw tabliczkę z napisem "nie przeszkadzać". Możesz też powiesić odręcznie wypisaną kartkę z podobnym komunikatem. Zobaczysz, nikt nie zawróci ci głowy bez powodu.

Lista mailingowa

Dołączenie odbiorców jest proste, szybkie i darmowe, dlatego tak wiele osób buduje ją na wyrost niekiedy podpinając pod wiadomość całe działy. Siłą rzeczy uczestniczymy później w tasiemcowej korespondencji, która nas nie dotyczy.

Można z tym wygrać! Jeżeli zostaliśmy podpięci imiennie, poprośmy odbiorców o wykreślenie nas z listy argumentując grzecznie, że temat nas nie dotyczy.

W przypadku podpinania całego działu warto sprawę zgłosić do przełożonego. Zwróćmy uwagę, że czytanie i usuwanie tych wiadomości pochłania nasz czas, a ustalenie wewnętrznych zasady tworzenia listy (np. nie można do niej podpiąć więcej niż pięciu osób), bardzo ułatwiłoby wszystkim pracę.

Komentarze (4)
Zaloguj się lub komentuj jako gość
  • kamuimac

    Oceniono 25 razy 13

    a wszystko to kompletna bzdura ponieważ polska szkoła managerska nie zmieniła sie od komunizmu i jesli sie chce awansować trzeba wlasnie lazić po obaidach , kolegować sie na pejsbuczku i wiedziec z kim pić a z kim nie pić wódki.

    reszta to bajeczki dla naiwnych studentów co nie przepracowali w zyciu nawet dnia

  • jar_i_mir

    Oceniono 11 razy 7

    Autor zapomniał napisać o założeniu pampersa, żeby do ubikacji nie trzeba było wychodzić.

  • maryjanek66

    Oceniono 4 razy 2

    te wszystkie artykuły jak z d.... wyjał. Tu zaoszczedzić czas, w drugim artykule o tym że by sie przejśc co godzinę... to podobno dobrze wpływa na mózg i kegosłup

  • Gość: gość

    0

    He, he - porady jak z podręcznika dla domokrążcy, albo ze skryptu dla rozpoczynających pracę w korporacji. Brakuje jednak wskazówki, jak przekazać szefowi, że zawraca d...ę

Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX